--- title: "E-Mail im Vorgang: Postfach per IMAP anbinden" description: "Toolyte holt E-Mails aus deinem Postfach und hängt jede an den passenden Vorgang. Zugeordnet nach fester Regel, ausgewertet nur auf deinen Klick." url: "https://toolyte.com/de/funktionen/email/" language: "de" last_updated: "2026-08-29" alternate: "https://toolyte.com/en/features/email/index.md" --- > Übersicht: https://toolyte.com/llms.txt · Vollständig: https://toolyte.com/llms-full.txt Funktion · E-Mail # Deine Post gehört zum Vorgang, nicht nur ins Postfach. Toolyte holt die E-Mails aus deinem bestehenden Postfach und hängt jede an den Datensatz, um den es geht. Ohne Verschieben, ohne Nachtragen, ohne neues Postfach. [Kostenlos testen](https://app.toolyte.com/signup) [Ansehen, wie es funktioniert](https://toolyte.com/de/funktionen/email/#so-funktioniert) 14 Tage kostenlos testen · keine Kreditkarte nötig Neue Nachricht an info@ m.berger@holzbau-demo.de Guten Morgen, wie sieht es mit dem Termin für den Dachstuhl aus? Ihr wolltet euch melden. Vorgang · Angebot Automatisch zugeordnet A-2041 Dachstuhl Berger 5 Nachrichten im Verlauf, die neue ganz oben Demo Holzbau GmbH Verknüpfen 01 · Der Moment, den jeder kennt ## Der Kunde fragt nach dem Stand. Drei Leute fangen an zu suchen. Die Anfrage kam an info@. Das Angebot hat der Kollege aus seinem Outlook geschickt. Die Rückfrage liegt bei der Buchhaltung. Und der Kunde wartet in der Leitung, während bei euch gesucht wird. Meistens findet ihr die Mail. Manchmal erst, wenn der Auftrag schon wackelt. Mit Toolyte öffnest du den Vorgang. Da liegt alles, in der Reihenfolge, in der es kam. Wie ist der Stand beim Dachstuhl? Das Angebot kam doch von euch, ihr wolltet euch melden. E-Mails 4 Verläufe · A-2041 Dachstuhl Berger - AW: Angebot Dachstuhl — Termin? Demo Holzbau an info@: Wie sieht es mit dem Termin aus? Ihr wolltet euch melden … Mi - Rückfrage Zahlungsziel Buchhaltung an Demo Holzbau: Können wir Ihnen 14 Tage netto anbieten? Gerne kurze … Do - Angebot A-2041 Dachstuhl Sander, aus Outlook gesendet: Anbei das Angebot wie besprochen, gültig bis … 05.03. - Anfrage Dachstuhl Neubau Demo Holzbau an info@: Wir planen einen Neubau in Holzbauweise und bräuchten … 02.03. 02 · So funktioniert es ## Verbinden, zuordnen, freigeben. Was eindeutig ist, macht Toolyte selbst. Was nicht eindeutig ist, bleibt bei dir. Nach diesem Prinzip arbeitet die ganze Funktion. 1. Schritt 1 ### Postfach verbinden Du hinterlegst dein bestehendes Postfach über IMAP und SMTP. Beim Speichern prüft Toolyte die Zugangsdaten gegen beide Protokolle, du erfährst sofort, ob es passt. Mehrere Postfächer gehen auch, etwa info@ und buchhaltung@. Wer welches Postfach sieht, gibst du je Postfach frei. 2. Schritt 2 ### Post landet am Vorgang Toolyte ruft dein Postfach nach Zeitplan ab, Eingang und Gesendet-Ordner. Passt eine Absenderadresse genau zu einem Datensatz, wird verknüpft. Ohne KI, nach einer festen Regel. Nur bei exakt einem Treffer. Sonst bleibt die Mail unverknüpft in der Liste, und du ordnest selbst zu. 3. Schritt 3 ### Aus Anfragen werden Vorgänge Die KI schlägt vor, was aus einer Nachricht entstehen könnte: ein Formular je Vorschlag, Felder ausgefüllt, vorhandene Werte daneben, Pflichtfelder markiert. Ob sie das von selbst tut oder erst auf „Auswerten lassen“, stellst du je Postfach ein. Der Vorschlag ist eine Vorschau, erst dein Klick legt an. Verwerfen geht jederzeit, und wer gar nicht ausgewertet haben will, schaltet die Stufe des Postfachs ab. 03 · Du gibst frei ## Aus einer Anfrage kann ein Vorgang werden. Muss aber nicht. Passt eine Nachricht zu keinem Datensatz, wird sie ausgewertet — von selbst oder auf deinen Klick, je nach Stufe des Postfachs. Die KI zeigt dir, was daraus entstehen könnte: ein Formular je Vorschlag, die Felder ausgefüllt, vorhandene Werte daneben, Pflichtfelder markiert. - Du siehst die Vorschau, bevor irgendetwas existiert - Jedes Feld ist korrigierbar, jeden Datensatz kannst du abwählen - Bestehende Datensätze werden verknüpft, nie verändert Angelegt wird erst, wenn du es freigibst. [Kostenlos testen](https://app.toolyte.com/signup) Toolyte schlägt vor Anfrage übernehmen - **Betreff:** Dachstuhl Neubau, Angebot? - **Eingang:** 14.03., 09:14 - **Gewünschter Termin:** KW 18 - **Quelle:** E-Mail an info@ Kontakt übernehmen - **Firma:** Demo Holzbau GmbH - **Ansprechpartner:** Martin Berger - **E-Mail:** m.berger@holzbau-demo.de 04 · Was die KI darf ## Je Postfach entscheidest du, wie weit die KI gehen darf. Drei Stufen, eine je Postfach, jederzeit umstellbar. Das Büropostfach darf mitdenken, die Buchhaltung erst auf Zuruf, das persönliche gar nicht. - ### Automatisch Voreingestellt Jede eingehende Nachricht wird ausgewertet, der Vorschlag liegt fertig da. Du öffnest die Mail und siehst schon, was daraus werden könnte. Angelegt wird trotzdem nichts, bevor du klickst. - ### Nur auf Klick Von selbst passiert nichts. Du entscheidest je Nachricht. Der Knopf „Auswerten lassen“ steht bereit, gedrückt wird er von dir. So war es bisher, und so bleibt es, wenn du es willst. - ### Aus Die KI rührt dieses Postfach nicht an. Abrufen, Zuordnen, Lesen und Schreiben laufen weiter — die Zuordnung vergleicht Adressen und braucht keine KI. Nur der Knopf zum Auswerten ist nicht da. Postfächer - info@holzbau-demo.de Anfragen sollen vorbereitet sein, bevor jemand sie öffnet Stufe: Automatisch - buchhaltung@holzbau-demo.de Rechnungen prüft die Buchhaltung selbst Stufe: Nur auf Klick - chef@holzbau-demo.de Persönliche Post bleibt unangetastet Stufe: Aus Die Stufe gilt für das ganze Postfach, nicht je Person. Ändern darf sie, wer das Postfach verwaltet. 05 · Per Sprache ## „Schreibe Max Müller, dass der Termin steht.“ Das Fenster geht sofort auf, der Text kommt nach. Du liest, änderst, schickst. Diktiert wird der Auftrag, nicht die Kontrolle abgegeben. - Das Fenster geht sofort auf, der Text kommt nach Du wartest nicht auf die KI, sondern siehst schon den Empfänger und kannst mitlesen, während formuliert wird. - Die Anrede wird abgeschaut, nicht konstruiert Wer seit Monaten geduzt wird, wird weiter geduzt. Toolyte liest den bisherigen Schriftverkehr, statt eine Höflichkeitsform zu erfinden. - Auch ohne hinterlegten Kontakt Der Text entsteht trotzdem, nur die Adresse trägst du selbst ein. Schreibe Max Müller, dass der Termin am Dienstag steht. Von **buero@holzbau-demo.de** Fenster offen An **m.mueller@mueller-demo.de** Termin steht Hallo Max, der Termin am Dienstag steht. Wir sind um 7:30 auf der Baustelle. Viele Grüße Geduzt, weil eure letzten zwanzig Mails geduzt waren. 06 · Im Detail ## Anbinden, lesen, schreiben — was die Funktion wirklich kann ### Postfächer anbinden IMAP und SMTP, kein Weiterleiten Du schreibst und empfängst über dein bestehendes Konto. Keine fremde Adresse, kein zweites Postfach. Mehrere Postfächer nebeneinander Büro, Rechnungen, persönlich — jedes läuft für sich weiter. Zugriff je Postfach Entweder für ausgewählte Personen oder für alle im Betrieb, was dann auch für künftige Kolleginnen gilt. KI-Stufe je Postfach Automatisch, nur auf Klick oder ganz aus. Voreingestellt ist automatisch, umstellen geht jederzeit, ohne das Postfach neu zu verbinden. Passwörter nie in der Datenbank Zugangsdaten liegen in einem separaten Secrets-Speicher, verwendet nur zum Abrufen und Versenden. Pausieren statt löschen Ein pausiertes Postfach ruft nichts mehr ab, die abgelegten Nachrichten bleiben erhalten und lesbar. Beim Speichern geprüft, danach im Blick Toolyte prüft die Zugangsdaten getrennt gegen IMAP und SMTP, du erfährst gleich, ob Abruf und Versand funktionieren. Später siehst du je Postfach, wann zuletzt abgerufen wurde und ob es einen Verbindungsfehler gab — neue Post holst du auf Wunsch sofort, ohne auf den Zeitplan zu warten. ### Lesen Ein Posteingang für alle Postfächer „Alle Postfächer“ zeigt die gemeinsame Liste, ein farbiger Punkt je Zeile sagt, woher eine Nachricht kommt. Gespräche statt Einzelbriefe Frage und Antworten stehen als ein Verlauf zusammen, auch wenn zwischendurch jemand aus seinem eigenen Programm geantwortet hat. Auch der Gesendet-Ordner wird gelesen Darum steht die Antwort des Kollegen aus Outlook im Verlauf, ohne dass jemand sie nachträgt. Filter nach Verknüpfung, Suche über alles Eingang, „Nicht verknüpft“, Gesendet und je Modul die zugeordneten Nachrichten. Gesucht wird über Absender, Betreff und den Titel des verknüpften Datensatzes. Gelesen gilt je Postfach, nicht je Person Ein geteiltes Postfach wird gemeinsam abgearbeitet. Nachrichten im Verlauf gelten als gelesen, sobald sie beim Scrollen kurz im Bild standen. Zuständigkeit je Nachricht Auch an mehrere Personen verteilbar. Jede Nachricht hat außerdem eine eigene Adresse, kopierbar und teilbar, am Telefon wie am Rechner. Bilder aus dem Netz erst auf Klick Allein das Öffnen verrät dem Absender sonst, dass gelesen wurde. ### Schreiben Das Schreibfenster bleibt offen Du arbeitest weiter, schlägst nach, wechselst den Datensatz. Der Text bleibt stehen. Absender jederzeit wählbar Bei mehreren Postfächern direkt im Kopf des Fensters, auch mitten im Schreiben. Antworten geht an alle Beteiligten Die Kopie-Zeile füllt sich von selbst, das eigene Postfach bleibt draußen. Antworten und Weiterleiten kommen mit „AW:“/„WG:“, Empfängern und Zitat vorbelegt. Anhänge aus zwei Quellen Vom Gerät oder aus einem verknüpften Datensatz, samt dort erzeugter Dokumente, durchsuchbar. Beim Weiterleiten hängen die Originalanhänge von Anfang an dran. Betrachter für Bilder und PDF Du blätterst durch alle Anhänge, ohne etwas herunterzuladen. Das Zitat der Ursprungsnachricht bleibt formatiert und ist ein- und ausklappbar. Datensätze direkt im Fenster anhängen Du verknüpfst die Mail schon beim Schreiben mit Kunde, Angebot oder Auftrag, statt sie später zu suchen. Versand über dein Postfach Die Nachricht landet auch im „Gesendet“-Ordner deines gewohnten Programms. 07 · Datenschutz ## Wo deine Post liegt und wer sie lesen kann Kurz genug zum Weiterleiten, konkret genug für den, der bei euch haftet. Auch das Unangenehme steht hier, weil du es wissen musst, bevor du ein Postfach verbindest. ### Was Toolyte liest - Das verbundene Postfach, vollständig Der Abruf liest alle Nachrichten des Postfachs, das du verbindest. Das steht hier so, weil es so ist. - Zur KI geht, was die Stufe des Postfachs erlaubt Die Zuordnung vergleicht Adressen und braucht keine KI. Die Auswertung schon: Auf der Voreinstellung „Automatisch“ geht jede eingehende Nachricht dieses Postfachs durch sie. Soll das nicht sein, stellst du auf „Nur auf Klick“ oder „Aus“. - Ferngeladene Bilder sind entschärft Ein Zählpixel des Absenders feuert erst, wenn du die Bilder freigibst. Bis dahin erfährt niemand, dass du die Mail geöffnet hast. ### Wo Zugang und Daten liegen - Zugangsdaten im AWS Secrets Manager Verschlüsselt, nicht in der Datenbank der Anwendung. Verwendet nur zum Abrufen und Versenden. - KI in der EU Data Zone (Microsoft Azure) Alle KI-Aufrufe laufen über einen Gateway innerhalb der EU Data Zone. Kein Training auf Kundendaten. - Postfächer je Rolle freigegeben Wer welches Postfach sieht, steuern Rollen. Ein Postfach zu verwalten heißt nicht, darin mitzulesen. 08 · Was es nicht gibt ## Die Grenzen, damit du sie nicht selbst herausfinden musst ### Keine Entwürfe Beim Navigieren bleibt das Fenster offen. Ein Neuladen des Tabs verwirft den Text. ### Anhänge bis 20 MB je Nachricht Größeres schickst du wie bisher über einen Link auf die Datei. ### Keine automatischen Antworten Toolyte formuliert nur, was du diktiert hast. Gesendet wird nichts ohne dich. 09 · Häufige Fragen ## Was vor dem Verbinden meistens gefragt wird ### Muss ich mein Postfach wechseln? Nein. Du verbindest dein bestehendes Postfach über IMAP und SMTP. Toolyte versendet über deinen Mailserver, beim Empfänger steht deine gewohnte Adresse, gesendete Mails liegen in deinem eigenen Gesendet-Ordner. Ein Ein-Klick-Login mit Google oder Microsoft 365 gibt es heute nicht, angebunden wird mit Postfachadresse und Passwort. ### Was passiert mit Mails, die zu nichts passen? Sie bleiben in der Liste stehen, ohne Verknüpfung. Du ordnest sie selbst zu oder lässt aus der Anfrage einen neuen Vorgang vorschlagen. Bei mehreren möglichen Treffern entscheidet Toolyte bewusst nicht. ### Sieht mein Azubi die Buchhaltungsmails? Nur wenn du das Postfach für seine Rolle freigibst. Zugriff wird je Postfach vergeben, und ein Postfach zu verwalten heißt nicht, darin mitzulesen. ### Liest eine KI alle meine Mails? Das entscheidest du je Postfach. Voreingestellt ist „Automatisch“: Dann geht jede eingehende Nachricht dieses Postfachs durch die Auswertung, damit der Vorschlag fertig dasteht, wenn du sie öffnest. Auf „Nur auf Klick“ passiert das erst, wenn du es verlangst, auf „Aus“ gar nicht. Der Abruf und die Zuordnung nach Adressregel laufen in jedem Fall ohne KI. ### Kann ich die KI ganz abschalten? Ja, je Postfach. Auf der Stufe „Aus“ wird nichts mehr ausgewertet, der Knopf „Auswerten lassen“ ist nicht da. Abrufen, Zuordnen, Lesen und Schreiben funktionieren weiter. So kann das Büropostfach mitdenken, während das persönliche unangetastet bleibt. ### Schreibt die KI meine Antworten? Nur wenn du sie diktierst. „Schreibe Max Müller, dass der Termin steht“ öffnet das Fenster und formuliert den Text, den du vor dem Senden liest und änderst. Von selbst schreibt Toolyte nie: keine automatischen Antworten, keine Signaturen. PDF-Anhänge werden nicht ausgelesen. ### Woran erkenne ich, warum eine Mail zugeordnet wurde? Über dem Text steht, was zugeordnet wurde und warum: die Absenderadresse passt genau zu einem Datensatz. Passt sie zu mehreren oder zu keinem, ordnet Toolyte nichts zu. ### Gibt es Entwürfe? Nein. Das Schreibfenster bleibt beim Navigieren offen, ein Neuladen des Tabs verwirft den Text aber. Anhänge sind auf 20 MB je Nachricht begrenzt. ### Verändert Toolyte bestehende Datensätze automatisch? Nein. Nachrichten werden verknüpft, nicht in Felder eingetragen. Neue Datensätze entstehen erst, wenn du den Vorschlag freigibst. ### Was, wenn ich Toolyte wieder kündige? Deine Post liegt weiterhin in deinem eigenen Postfach, auch die über Toolyte gesendete. Toolyte ist eine zweite Ansicht darauf, kein neues Postfach. ## Die nächste Anfrage landet am Vorgang. Postfach verbinden, den ersten Vorschlag ansehen, entscheiden. Alles andere bleibt, wie es ist: dein Postfach, deine Adresse, dein Mailserver. 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