--- title: "Funktionen: Sprach-Einrichtung & eigene Felder" description: "Von der Sprach-Einrichtung über eigene Datenfelder und Sprachsteuerung bis zur mobilen App: alle Funktionen von Toolyte erklärt, ohne Fachchinesisch." url: "https://toolyte.com/de/funktionen/" language: "de" last_updated: "2026-10-15" alternate: "https://toolyte.com/en/features/index.md" --- > Übersicht: https://toolyte.com/llms.txt · Vollständig: https://toolyte.com/llms-full.txt Alle Funktionen im Überblick # Eine Bürosoftware, die sich deinem Betrieb anpasst, nicht umgekehrt. Von der Einrichtung per Sprache bis zur mobilen App: Alles, was Toolyte kann, verständlich erklärt. Kein Fachchinesisch, keine Menüwüsten. [Funktionen entdecken](https://toolyte.com/de/funktionen/#onboarding) [Jetzt starten](https://app.toolyte.com/signup) 01 · Onboarding per Sprache ## Erzähl von deinem Betrieb. Fertig ist dein System. Statt Formulare auszufüllen, sprichst du einfach, so wie du es einem neuen Mitarbeiter erklären würdest. Toolyte hört zu, versteht deine Abläufe und baut daraus in unter zwei Minuten eine einsatzbereite Software. - Kein Einrichten, keine Schulung, kein Berater - Vorschläge kannst du vor dem Übernehmen anpassen - Funktioniert für jede Branche, vom Handwerk bis zur Praxis Wir sind ein Planungsbüro und arbeiten mit Projekten, Kunden und Aufträgen. Toolyte schlägt vor - Projekte 6 Felder - Kunden 5 Felder - Aufträge 8 Felder 02 · Dynamische Bereiche ## Deine Felder. Deine Regeln. Jederzeit änderbar. Kein starres Datenmodell. Du legst fest, welche Datensätze es gibt und welche Felder sie haben, und passt das jederzeit an, wenn sich dein Betrieb verändert. Neue Felder, neue Auswahllisten, neue Pflichtangaben: in Sekunden erledigt. - Felder vom Typ Text, Zahl, Datum, Auswahl und mehr - Datensätze verknüpfen, z. B. Auftrag gehört zu Kunde - Änderungen wirken sofort, ohne Migration, ohne Ausfall ### Bereich · Projekte Live anpassbar - Projektname Text - Auftragssumme Zahl - Status Auswahl - Feld hinzufügen 03 · Alles per Sprache ## Nicht nur einrichten. Auch arbeiten per Sprache. Toolyte ist von Grund auf sprachgesteuert. Neue Datensätze anlegen, Werte ändern, etwas nachschlagen. Du sprichst, Toolyte trägt ein. Ideal unterwegs, beim Kunden oder wenn die Hände voll sind. - Anlegen, ändern und suchen, alles per Zuruf - Toolyte fragt nach, wenn etwas fehlt - Tippen geht natürlich weiterhin, ganz wie du willst Leg einen neuen Auftrag für Familie Berg an, Fassade streichen, 4.200 €. Neuer Auftrag angelegt - **Kunde:** Familie Berg - **Leistung:** Fassade streichen - **Summe:** 4.200,00 € 04 · E-Mail ## Post landet am Vorgang, nicht nur im Posteingang. Dein Postfach wird per IMAP angebunden, kein Weiterleiten und keine neue Adresse. Jede Nachricht landet am passenden Datensatz, und du siehst, warum. Wie weit die KI dabei gehen darf, stellst du je Postfach ein — bis hin zu ganz aus. Antworten kannst du diktieren. - Bestehende Postfächer per IMAP, keine neue Adresse - Zuordnung nur bei eindeutigem Treffer, mit Begründung - Antworten per Sprache, gesendet wird nur von dir [E-Mail im Detail ansehen](https://toolyte.com/de/funktionen/email/) ### Posteingang Alle Postfächer - Ungelesen Holzbau Demo Rückfrage zu A-2041 Guten Tag, kurze Frage zum Angebot: können wir… Angebot A-2041 Fr - Ungelesen m.mueller@mueller-demo.de Anfrage Terrassendach Sehr geehrte Damen und Herren, wir planen ein… Vorschlag: Anfrage anlegen Fr - Ungelesen newsletter@baustoffhandel.de Neue Preise ab September Sehr geehrter Kunde, zum 1. September passen wir… Rundschreiben · nicht zugeordnet Fr Warum zugeordnet? Die Absenderadresse passt genau zu einem Kunden. Bei mehreren möglichen Treffern entscheidest du. 05 · Rechnungswesen ## Angebot, Rechnung, Mahnung — alles an einem Vorgang. Aus dem Angebot wird die Rechnung, aus der Rechnung die Mahnung: immer derselbe Datensatz, immer dieselben Zahlen. Die Nummer vergibt der Server, die Abschläge verrechnet er, und vor dem Stellen prüft Toolyte den Beleg gegen § 14 UStG und EN 16931. - Angebot, Abschlag, Teil- und Schlussrechnung, Gutschrift und Storno - E-Rechnung als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung 3.0.2, vor dem Stellen geprüft - Offene Posten, Zahlungserinnerung und zwei Mahnstufen [Rechnungswesen im Detail ansehen](https://toolyte.com/de/funktionen/rechnungswesen/) ### Auftrag Dachstuhl ZUGFeRD-PDF - Angebot AN-2026-014 12.000,00 € Angenommen - Abschlag 1 · 30 % 3.600,00 € Bezahlt - Abschlag 2 4.000,00 € Bezahlt - Schlussrechnung 4.400,00 € Offen Prüfung vor dem Stellen - Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig - Gültig nach EN 16931 06 · Aufmaß & Kalkulation ## Vom Aufmaß zum Preis, mit der Marge im Blick. Messzeilen mit Formel ergeben die Menge, die Kalkulation baut den Preis aus Lohn, Material und Zuschlägen auf. Eine Ampel zeigt die Marge je Position, und deine Einkaufspreise bleiben bei dir. - Aufmaß mit Formel, die Summe wird zur Menge - Preis Schritt für Schritt: Selbstkosten, Zuschläge, Wagnis und Gewinn, Rundung - Marge-Ampel je Position und fürs ganze Angebot - Einkaufspreise stehen nie auf Beleg oder E-Rechnung [Aufmaß & Kalkulation im Detail ansehen](https://toolyte.com/de/funktionen/aufmass-kalkulation/) 07 · Audit Trail ## Wer hat was wann geändert? Immer nachvollziehbar. Jede Änderung wird lückenlos protokolliert: wer, was, wann. Du siehst nicht nur, dass sich etwas geändert hat, sondern auch den alten und den neuen Wert im direkten Vergleich. Für Vertrauen im Team und Sicherheit bei Prüfungen. - Erstellt, geändert, gelöscht, farblich unterschieden - Feld-für-Feld-Vergleich: alter Wert → neuer Wert - Auch Aktionen der Sprach-KI sind protokolliert ### Aktivitätsprotokoll Lückenlos - Markus Bergmann angelegt Lena Vogt · 02.07 · 17:40 - Bereich „Autos“ geändert Jonas Weber · 01.07 · 11:23 - Dachsanierung gelöscht Tom Krüger · 29.06 · 16:12 Kilometerstand geändert 84.200 km 86.550 km 08 · Team & Berechtigungen ## Zusammen arbeiten, jeder sieht genau das Richtige Lade dein Team ein und steuere über Rechterollen ganz genau, wer was darf. Vom Vollzugriff für Chefs bis zum reinen Lesezugriff für Aushilfen. ### Mehrere Benutzer Einladen per E-Mail, in Sekunden dabei - Jonas Weber Administrator - Lena Vogt Mitarbeiter - Sara Behrens Einladung offen Ausstehend ### Rechterollen Berechtigungen pro Rolle festlegen - Administrator 1 Mitglied Voller Zugriff auf alles - Mitarbeiter 2 Mitglieder Zugewiesene Module & eigene Datensätze - Nur Lesen 1 Mitglied Einsehen, aber nicht bearbeiten 09 · Vorlagen & Exporte ## Aus deinen Daten wird ein fertiges Dokument. Vorlagen bestimmen Layout und Felder für Berichte und PDF-Exporte. Ein Klick, und aus einem Datensatz wird ein sauberes Angebot, ein Datenblatt oder ein Bericht, im Design deines Betriebs, druckfertig. - Felder per Platzhalter einsetzen, „Kunde → Name“ - Layout kompakt oder ausführlich, ganz nach Bedarf - Sauberer PDF-Export mit einem Klick Auto-Datenblatt PDF Fahrzeug Kennzeichen Baujahr Kunde → Name Platzhalter Notizen 10 · Kalender ## Termine und Erinnerungen, direkt an deinen Daten. Der Kalender hängt nicht in der Luft, sondern an deinen Datensätzen. Ein Termin gehört zu einem Auftrag, eine Erinnerung zu einem Kunden. So siehst du auf einen Blick, was ansteht, und wozu es gehört. - Termine mit Datensätzen verknüpft - Erinnerungen, damit nichts liegen bleibt - Auch per Sprache: „Trag mir Freitag 9 Uhr Aufmaß ein“ [Kalender im Detail ansehen](https://toolyte.com/de/funktionen/kalender/) ### Juli 2026 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 - 09:00 Aufmaß Familie Berg - 14:30 Übergabe Dachsanierung 11 · Erinnerungen ## Lass dich an das erinnern, was dir wirklich wichtig ist. HU, Wartung, Vertragsende, Nachfassen: Toolyte erkennt die Datumsfelder in deinen Bereichen und schlägt dir passende Erinnerungen selbst vor. Du entscheidest nur noch: übernehmen, anpassen oder verwerfen. Und wenn dir etwas fehlt, legst du es in zwei Klicks selbst an. - Vorschläge in Klartext: „14 Tage vor HU erinnern“ - Fristen vor einem Termin oder Intervalle danach - Nichts läuft ungefragt, du bestätigst jede Regel - Fällige Aufgaben stehen morgens ganz oben in „Heute“ ### Erinnerungen KI-Vorschläge Frist Feld · HU-Termin Erinnere **14 Tage vor** dem HU-Termin Übernehmen Anpassen Verwerfen Intervall Feld · Letzte Backup-Prüfung Erinnere **alle 3 Monate** nach der letzten Backup-Prüfung Übernommen · nächste Fälligkeit 12.09. Eigene Erinnerung anlegen Erinnere mich vier Wochen vor Vertragsende. 12 · Echtzeit & Mitteilungen ## Toolyte meldet sich, wenn es zählt. Die KI ist fertig, eine Mail ist da, ein Kollege hat den Auftrag geändert: Du siehst es sofort, ohne neu zu laden. Und ist Toolyte zu, kommt die Mitteilung aufs Handy oder an den Rechner. - Änderungen erscheinen live, in unter einer Sekunde - Push-Mitteilungen auch bei geschlossener App - Sehen, wer gerade am Datensatz arbeitet - Vier Schalter: Du bestimmst, was dich erreicht [Echtzeit im Detail ansehen](https://toolyte.com/de/funktionen/echtzeit/) 13 · Mobile · voll responsive ## Alles vom Handy. Nicht nur ein bisschen. Toolyte ist voll responsive. Jede Funktion, die du am Rechner hast, funktioniert genauso am Smartphone. Datensätze anlegen, Bereiche ändern, Team verwalten, per Sprache diktieren. Unterwegs, beim Kunden oder im Büro. - Voller Funktionsumfang, keine abgespeckte App - Sprachaufnahme direkt vom Handy - Ohne Installation, läuft direkt im Browser Aufträge - Fassade Berg 4.200 € · offen - Dach Krüger 8.900 € · läuft - Bad Sanierung Otto 2.750 € · Angebot - Fenster Haus Lang 5.400 € · läuft - Heizung Wagner 3.100 € · offen Tippen zum Aufnehmen Neuer Kunde Ich höre zu … Neuer Kunde Familie Berg, Telefon 0221 … 14 · Hilfe im Programm ## Hilfe, die weiß, wo du gerade bist. Der Hilfebereich öffnet sich seitlich und zeigt dir direkt die passenden Hilfeartikel zur aktuellen Seite. Auf der Kundenliste findest du zum Beispiel Hilfe zum Anlegen und Filtern. In den Rollen findest du direkt die Hilfeartikel zur Rechtevergabe. Kein Suchen, kein Durchklicken. 1. **Kontextbezogen.** Die Hilfe kennt Seite, Modul und Datensatz, auf dem du gerade bist. 2. **Sie bringt dich hin.** Fast jeder Artikel endet mit einem Knopf, der genau die Stelle öffnet, um die es geht. 3. **Fragen in eigenen Worten.** Getippt oder gesprochen, in ganzen Sätzen. 4. **Fragezeichen an der Stelle.** Kleine Fragezeichen an erklärungsbedürftigen Funktionen in der Anwendung springen sofort in den passenden Artikel. Die Artikel nennen die Modulnamen deines Betriebs, nicht erfundene Beispiele. Und wer nicht weiterkommt, kann direkt per WhatsApp einen echten Menschen erreichen. Kunden · Kundenliste ? Module Kunden Aufträge Material Rechterollen Kunden ? Filter? HK Hof Kirchberg Aktiv RS Reitstall Sonnhalde Aktiv GW Gut Weidenau Ruht BM Bauhof Mittelfeld Aktiv Hilfe Passend zu: Kundenliste Frag in eigenen Worten … Kunden anlegen und pflegen Neuen Kunden öffnen Listen filtern und speichern Filter öffnen Felder im Modul Kunden ergänzen Kommst du nicht weiter? Per WhatsApp fragen Und außerdem ## Was Toolyte sonst noch mitbringt Datenschutz, Sicherheit und Flexibilität sind bei Toolyte keine Extras, sondern von Anfang an eingebaut. ### DSGVO-konforme KI Die KI läuft über Noirdoc in Deutschland und der EU. Deine Daten wandern nicht in US-Clouds. AVV inklusive. ### Automatische Maskierung Personenbezogene Daten werden vor der KI-Verarbeitung unkenntlich gemacht, automatisch, im Hintergrund. ### Module frei anlegen Neue Datenkategorien jederzeit selbst erstellen und per Rolle freigeben, ganz ohne Entwickler. ### Hosting in DE & EU Transparente Datenresidenz. Du weißt jederzeit, wo deine Daten liegen, nämlich im europäischen Rechtsraum. ### Verschwiegenheit Für Berufe mit besonderer Schweigepflicht bieten wir eine Verpflichtung nach §203 StGB auf Anfrage. ### Suchen & Filtern Finde jeden Datensatz in Sekunden, über alle Module hinweg, per Suche oder per Sprache.