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title: "Rechnungen, E-Rechnung und Mahnwesen"
description: "Angebot, Abschlag, Schlussrechnung und Mahnung in einem Programm. Als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung, vor dem Versand geprüft, am Datensatz abgelegt."
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last_updated: "2026-10-15"
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Funktion · Rechnungswesen

# Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung. Ohne Zweitprogramm.

Angebot schreiben, Abschlag stellen, Schlussrechnung verrechnen, Mahnung schicken. Alles in Toolyte, alles am Kunden und am Auftrag. Als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung, vor dem Versand geprüft.

[Kostenlos testen](https://app.toolyte.com/signup) [So läuft's](https://toolyte.com/de/funktionen/rechnungswesen/#so-laeuft-eine-rechnung)

14 Tage kostenlos testen · keine Kreditkarte nötig

RE-2026-0043 · Schlussrechnung Gestellt

Schlussrechnung 03.09.2026

Demo Holzbau GmbH Auftrag Dachstuhl, Bauabschnitt 1–3

- **Abschlag 1:** −3.600,00 €
- **Abschlag 2:** −4.000,00 €
- **Offen:** 4.400,00 €

Details

- **Format:** ZUGFeRD-PDF
- **Netto / Brutto:** 10.084,03 € / 12.000,00 €
- **Fällig:** 17.09.2026
- **Prüfsumme:** SHA-256 · 7f3a…c1

01 · Das Problem

## Die Rechnung ist fertig. Und dann fängt die Arbeit an.

Das Angebot liegt in Word, die Rechnung in Excel, die Nummer steht auf einem Zettel. Beim Abschlag rechnest du im Kopf, was schon gestellt ist. Der Kunde will eine XRechnung, und du weißt nicht, ob deine PDF das ist. Drei Wochen später fragst du dich, wer noch nicht bezahlt hat.

Toolyte hängt jeden Beleg an den Datensatz, an dem er entstanden ist. Die Nummer vergibt der Server, die Summen rechnet der Server, die Prüfung macht der Server. Du entscheidest nur, was gestellt wird.

![Links die Zettelwirtschaft von heute: das Angebot in Word, die Rechnung in Excel mit einem Fehlerwert, ein Notizzettel mit der letzten Rechnungsnummer, eine Nebenrechnung zu den Abschlägen, eine PDF mit der Frage „XRechnung?“ und die Notiz „Drei Wochen später: Wer hat eigentlich schon bezahlt?“. Rechts derselbe Vorgang in Toolyte: ein Datensatz „Müller · Wartung Heizung“ mit Angebot, zwei Abschlägen und der Schlussrechnung, dazu die Hinweise, dass Nummer, Summen und Prüfung vom Server kommen.](https://toolyte.com/rechnungswesen-problem.webp)

_Mit KI erstellt_

02 · So läuft eine Rechnung

## Vier Schritte, ein Datensatz

Vom Angebot bis zur erfassten Zahlung bleibt alles an einem Vorgang — ohne Export, ohne Zweitprogramm, ohne Zettel.

1.  1

    ### Angebot schreiben

    Positionen eintragen oder diktieren, Rabatt je Position, Einheiten frei. Angebot senden, Kunde nimmt an oder lehnt ab. Beides steht im Verlauf.

2.  2

    ### Rechnung daraus machen

    Aus einem Angebot entstehen beliebig viele Rechnungen: die volle Rechnung, ein Abschlag nach Betrag oder Prozent, eine Teilrechnung mit ausgewählten Positionen und Teilmengen, am Ende die Schlussrechnung. Die zieht alle Abschläge einzeln ab.

3.  3

    ### Prüfen und stellen

    Vor dem Stellen prüft Toolyte den Beleg nach §14 UStG und EN 16931. Fehler blockieren, Hinweise nicht. Erst ohne Fehler erscheint der Knopf „Rechnung erstellen“. Er vergibt die Nummer, schreibt den Beleg fest und erzeugt ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML.

4.  4

    ### Senden, Zahlung erfassen, fertig

    Per E-Mail direkt aus Toolyte oder als Download. Zahlung eintragen, Skonto abziehen, offener Betrag sinkt. Bleibt sie aus, steht die Mahnung bereit.

03 · Belegarten

## Jeder Beleg, den ein Auftrag braucht

Sieben Belegarten, jede mit eigenem Nummernkreis, eigenem Status und eigenem Verlauf.

-   AN-

    ### Angebot

    Positionen, Gültigkeit, Annahme oder Ablehnung im Verlauf

-   RE-

    ### Rechnung

    Vollrechnung direkt oder aus dem Angebot

-   RE-

    ### Abschlagsrechnung

    Nach Betrag oder Prozent vom Angebot

-   RE-

    ### Teilrechnung

    Ausgewählte Positionen, auch Teilmengen

-   RE-

    ### Schlussrechnung

    Verrechnet alle Abschläge, einzeln aufgelistet

-   GS-

    ### Gutschrift

    Eigenständiger Beleg mit positiven Positionen, Auszahlung auf die IBAN des Empfängers

-   ST-

    ### Storno

    Spiegelt die Rechnung komplett, Original wird als „Storniert“ markiert

Dazu [Eingangsrechnungen](https://toolyte.com/de/funktionen/rechnungswesen/#eingangsrechnungen) für die Belege, die du bekommst.

04 · Vom Angebot zur Schlussrechnung

## Abschläge, die sich selbst verrechnen

Ein Angebot über 12.000 €. Nach dem ersten Bauabschnitt ein Abschlag über 30 Prozent, nach dem zweiten ein Abschlag über 4.000 €. Die Schlussrechnung listet beide Abschläge einzeln auf und zieht sie ab. Was offen bleibt, rechnet der Server. Nicht du.

### Festgeschrieben heißt festgeschrieben

Ein gestellter Beleg lässt sich nicht mehr ändern. Nummer, Datum, Kunde und Positionen sind gesperrt, und zwar serverseitig, nicht nur im Bildschirm. Wer im Kopf auf „Bearbeiten“ klickt, bekommt erklärt, warum das nicht geht, und den Weg zum Storno.

Angebot AN-2026-014 12.000,00 €

Dachstuhl Neubau · angenommen am 12.05.2026

-   Abschlag 1 · 30 % 3.600,00 € RE-2026-0031
-   Abschlag 2 · Betrag 4.000,00 € RE-2026-0038

Schlussrechnung RE-2026-0043 03.09.2026

- **Gesamt:** 12.000,00 €
- **Abschlag 1:** −3.600,00 €
- **Abschlag 2:** −4.000,00 €
- **Offen:** 4.400,00 €

05 · E-Rechnung

## ZUGFeRD und XRechnung, vor dem Versand geprüft

Beim Stellen wählst du das Format. ZUGFeRD ist eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML, für alle, die eine lesbare Rechnung wollen. XRechnung 3.0.2 ist reines XML für Behörden und Konzerne, die es verlangen. Beide Formate werden in der Auslieferung automatisch gegen KoSIT und Mustang validiert.

### ZUGFeRD-PDF

-   PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931
-   Für alle, die eine lesbare Rechnung wollen
-   In der Auslieferung gegen KoSIT und Mustang validiert

### XRechnung-XML

-   XRechnung 3.0.2, reines XML
-   Für Behörden und Konzerne, die es verlangen
-   Nur hier wird die Leitweg-ID gebraucht

-   ### Vorabprüfung

    Vor dem Stellen läuft eine Prüfung nach §14 UStG und EN 16931. Fehler blockieren den Knopf, Hinweise nicht. Die Prüfung ist je Zielformat unterschiedlich streng: Die Leitweg-ID braucht nur die XRechnung.

-   ### Steuerregime

    Regelbesteuerung, Kleinunternehmer nach §19 UStG und Reverse Charge. Der Steuersatz hängt am Artikel, die Summen (Netto, USt. je Satz, Brutto) rechnet immer der Server.

-   ### Layout

    Festes Rechnungslayout nach DIN 5008 mit deinem Logo, deinen Farben und deinen Texten.

Prüfung vor dem Stellen Ziel: XRechnung 3.0.2

-   Leitweg-ID fehlt Für die XRechnung ist sie Pflicht. Sie liegt am Empfänger und lässt sich am Beleg überschreiben.
-   Steuersatz an Position 3 fehlt Der Steuersatz hängt am Artikel. Ohne ihn rechnet der Server keine Summen nach §14 UStG.
-   Kein Zahlungsziel angegeben Hinweis, kein Fehler. Der Beleg lässt sich trotzdem stellen.

Zwei Fehler offen. Erst dann geht der Knopf.

06 · Positionen und Kalkulation

## Positionen wie auf dem Aufmaßblatt

Die Positionstabelle ist ein eigener Feldtyp mit Editor. Einheiten frei wählbar, Rabatt je Position, Positionsmarkierung für Eventual-, Alternativ- und Bedarfspositionen.

-   ### Aufmaß

    Länge mal Breite mal Anzahl als Formel direkt in der Position. Die Menge rechnet sich selbst.

-   ### Preiskalkulation

    Einkaufspreis, Zuschläge, Verkaufspreis. Der kalkulierte Einzelpreis steht auf dem Beleg, die Kalkulation dahinter verlässt nie den Server. Der Kunde sieht sie nicht, auch nicht im XML.

-   ### Nachkalkulation

    Eine Karte am Beleg zeigt, was geplant war und was es geworden ist.

[Aufmaß und Kalkulation im Detail](https://toolyte.com/de/funktionen/aufmass-kalkulation/)

Positionen · AN-2026-014 Entwurf

| Position | Menge | Einheit | Einzel |
| --- | --- | --- | --- |
| DachlattungRabatt 5 % | 12,5 × 2,4 × 390,00 | m² | 18,40 € |
| KonterlattungEventualposition | 12,5 × 337,50 | m | 4,90 € |
| Montage DachstuhlStundenlohn | 8 × 432,00 | Std | 68,00 € |

Eventualposition Alternativposition Bedarfsposition

### Nachkalkulation

am Beleg RE-2026-0043

- **Geplant:** 10.084,03 €
- **Geworden:** 10.612,50 €

07 · Zahlungen und Mahnwesen

## Wer hat bezahlt, wer nicht, wer bekommt Post

### Zahlungen

Jede Zahlung wird erfasst, nie überschrieben. Korrekturen kommen als eigener Eintrag dazu. Skonto als Feld „davon Skonto“, offener Betrag und Zahlungsliste am Beleg.

- **10.06.2026 · Überweisung:** 3.600,00 €
- **21.07.2026 · Überweisung:** 3.960,00 €
- **davon Skonto:** 40,00 €
- **Offener Betrag:** 4.400,00 €

### Drei Mahnstufen

Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung. Jede mit eigener Nummer (MA-), eigener Gebühr, anpassbarem Text, PDF und Versand. Das Signal „Mahnung fällig“ erscheint am Beleg, wenn es soweit ist.

1.  Zahlungserinnerung ohne Gebühr

    MA-2026-0011
2.  Erste Mahnung Gebühr 5,00 €

    MA-2026-0012
3.  Zweite Mahnung Gebühr 10,00 €

    MA-2026-0013

### Offene Posten

Die Belegliste filtert nach Offen, Überfällig und Bezahlt. Ein Blick, und du weißt, wo das Geld steht.

-   RE-2026-0043 4.400,00 €

    Demo Holzbau GmbH Offen

-   RE-2026-0039 1.284,50 €

    Müller Haustechnik GmbH Überfällig

-   RE-2026-0038 4.000,00 €

    Demo Holzbau GmbH Bezahlt

08 · Versand und Ablage

## Der Beleg hängt am Datensatz. Für immer.

-   ### Versand

    „Per E-Mail senden“ öffnet den normalen E-Mail-Verfasser von Toolyte, Beleg als Anhang, Adressen von Kunde und Firma vorbelegt, Vorlage je Belegart mit Platzhaltern. Die Mail wird mit allen beteiligten Datensätzen verknüpft. Am Beleg steht danach „Versendet am … an …“. Versendet wird über dein eigenes Postfach, nicht über ein Konto von Toolyte: Beim Kunden steht deine Absenderadresse, und die Mail liegt in deinem Gesendet-Ordner.

-   ### Ablage

    Jede Ausgabe wird versioniert und unveränderlich abgelegt, mit SHA-256-Prüfsumme. Gestellte Belege zeigen auf der Detailseite genau die Datei, die rausgegangen ist. Entwürfe zeigen eine Live-Vorschau. Vollbild und Download mit einem Klick.

-   ### Verlauf

    Gestellt, versendet, Angebot angenommen, Zahlung erfasst, gemahnt. Alles im Audit-Trail, mit Zeit und Person.

RE-2026-0043 ZUGFeRD · PDF/A-3

Offen 4.400,00 €

### Verlauf

1.  Gestellt · RE-2026-0043 03.09.2026, 08:41 · Sander
2.  Versendet an buchhaltung@holzbau-demo.de 03.09.2026, 08:43 · Sander
3.  Angebot AN-2026-014 angenommen 12.05.2026, 16:02 · Kunde
4.  Zahlung erfasst · 3.960,00 € 21.07.2026, 09:15 · Büro
5.  Zahlungserinnerung MA-2026-0011 18.09.2026, 07:00 · System

09 · Einrichtung

## Privat, gewerblich oder beides

-   ### Empfänger

    Beim Einrichten fragt Toolyte, ob du an Privatpersonen, Unternehmen oder beide stellst, und legt Kontakt- und Firmenschema passend an oder verbindet bestehende. Jeder Beleg hat zwei Empfängerfelder. Sind beide gefüllt, geht er an die Firma, der Kontaktname steht darunter im Adressblock. Die Leitweg-ID liegt am Empfänger und lässt sich am Beleg überschreiben.

-   ### Nummernkreise

    Lückenlos, je Belegart eigener Kreis. Muster und Startwert stellst du ein, jährlicher Reset optional, die nächste Nummer siehst du live in der Vorschau.

-   ### Bestehendes nachrüsten

    Wer schon Kunden in Toolyte hat, klickt „Aktualisieren“. Fehlende Felder, Rollen und Flags kommen dazu, nichts wird überschrieben.

An wen stellst du Rechnungen?

### Nummernkreis · Rechnung

- **Muster:** RE-{JJJJ}-{0000}
- **Startwert:** 1
- **Reset:** jährlich

Nächste Nummer RE-2026-0043

10 · Eingangsrechnungen

## Was reinkommt, liest die KI

Rechnung hochladen, PDF oder E-Rechnung. Die KI liest sie und füllt die leeren Felder: Aussteller, Nummer, Datum, Beträge. Bei einer E-Rechnung zeigt eine eigene Karte den strukturierten Inhalt aus dem XML.

### Die KI schaut auch ins Postfach

Kommt eine Rechnung per Mail, erkennt die KI sie im Anhang und schlägt vor, sie als Eingangsrechnung zu erfassen. Du siehst den Vorschlag an der Mail, prüfst die gelesenen Werte und übernimmst ihn oder lehnst ihn ab. Erfasst wird nichts ohne deinen Klick.

Holzgroßhandel Nord KG 28.08.2026

Rechnung 4471-2026 · holzgrosshandel-4471.pdf

Als Eingangsrechnung erfassen?

- **Aussteller:** Holzgroßhandel Nord KG
- **Nummer:** 4471-2026
- **Datum:** 28.08.2026
- **Netto / Brutto:** 1.037,82 € / 1.235,00 €

11 · Per Sprache

## Schreib eine Rechnung an Müller über die Wartung vom Dienstag

Rechnungen per Sprache anlegen, Positionen diktieren, Listen filtern. Toolyte legt den Entwurf an, du prüfst und stellst. Gestellt wird nie automatisch.

Schreib eine Rechnung an Müller über die Wartung vom Dienstag

Rechnung · Entwurf Noch keine Nummer

- **Empfänger:** Müller Haustechnik GmbH
- **Leistung:** Wartung, 01.09.2026
- **Position 1:** 3,5 Std · 68,00 €
- **Brutto:** 283,22 €

Entwurf. Die Nummer kommt erst beim Stellen.

12 · Sicherheit und Rechte

## Was das Finanzamt will, ist eingebaut

-   Gestellte Belege sind unveränderlich, serverseitig erzwungen. Änderungen nur per Storno und neuem Beleg.
-   Lückenlose Nummernkreise, vergeben beim Stellen, nie vorher.
-   Jede Ausgabe versioniert, mit SHA-256, am Datensatz abgelegt.
-   Zahlungen append-only, Korrekturen als eigener Eintrag.
-   Audit-Trail für jeden Schritt.
-   Rechte je Schema: Wer Angebote schreibt, darf nicht automatisch Rechnungen stellen.
-   Hilfe-Artikel zu jedem Bereich direkt in der Anwendung.

13 · Grenzen

## Was Toolyte nicht macht

-   Nur Euro. Andere Währungen sind vorbereitet, aber nicht aktiv.
-   Kein Import alter Angebote oder Rechnungen aus anderen Programmen. Neue Belege entstehen in Toolyte.
-   Skonto wird beim Erfassen der Zahlung eingetragen, die Frist prüft Toolyte nicht automatisch.
-   Eingangsrechnungen werden gelesen und abgelegt, nicht freigegeben oder bezahlt.
-   Keine Buchhaltung: kein Kontenrahmen, keine DATEV-Übergabe.

14 · Häufige Fragen

## Rechnungen mit Toolyte, kurz erklärt

### Kann ich aus einem Angebot mehrere Rechnungen machen?

Ja, beliebig viele. Vollrechnung, Abschlag nach Betrag oder Prozent, Teilrechnung mit ausgewählten Positionen und Teilmengen, zum Schluss die Schlussrechnung. Die verrechnet alle Abschläge einzeln.

### Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?

Ja. ZUGFeRD ist eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931. Sie erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung und bleibt trotzdem für Menschen lesbar. Für Behörden brauchst du meist XRechnung, die Toolyte ebenfalls erzeugt.

### Was passiert, wenn in der Rechnung ein Pflichtfeld fehlt?

Die Vorabprüfung zeigt den Fehler vor dem Stellen. Der Knopf „Rechnung erstellen“ erscheint erst, wenn keine Fehler mehr da sind. Hinweise blockieren nicht.

### Kann ich eine gestellte Rechnung noch ändern?

Nein. Gestellte Belege sind festgeschrieben, auch auf dem Server. Du stornierst die Rechnung, das Original wird als „Storniert“ markiert, und stellst eine neue.

### Ich bin Kleinunternehmer. Geht das?

Ja. Kleinunternehmer nach §19 UStG ist ein eigenes Steuerregime, dazu Regelbesteuerung und Reverse Charge.

### Wie schicke ich die Rechnung an den Kunden?

Per E-Mail direkt aus Toolyte, mit vorbelegten Adressen und einer Vorlage je Belegart. Oder als Download. Der Versandvermerk steht danach am Beleg.

### Was ist mit Mahnungen?

Drei Stufen: Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung. Jede mit eigener Nummer, Gebühr, Text und PDF. Toolyte zeigt am Beleg, wenn eine Mahnung fällig ist.

### Ich habe schon Kunden in Toolyte. Muss ich die neu anlegen?

Nein. „Aktualisieren“ ergänzt fehlende Felder und Rollen an deinen bestehenden Kontakten und Firmen, ohne etwas zu überschreiben.

### Kann ich Rechnungen per Sprache schreiben?

Ja. Du sagst, an wen und wofür, Toolyte legt den Entwurf an und nimmt Positionen per Diktat auf. Gestellt wird nur auf Klick.

### Erkennt Toolyte Rechnungen, die per Mail kommen?

Ja. Die KI prüft die Mails im angebundenen Postfach, erkennt eine Rechnung im Anhang und schlägt vor, sie als Eingangsrechnung zu erfassen. Übernehmen oder ablehnen entscheidest du.

### Wo liegen meine Belege?

Am Datensatz, versioniert und unveränderlich, mit SHA-256-Prüfsumme. Auf Servern in Deutschland.

## Die nächste Rechnung schreibst du in Toolyte.

Angebot, Abschlag, Schlussrechnung, Mahnung. Als E-Rechnung, geprüft, am Datensatz.

[Kostenlos testen](https://app.toolyte.com/signup)

14 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.

Noch am Vergleichen? [Alle Funktionen im Überblick](https://toolyte.com/de/funktionen/)