Anlage 1 zum AVV
Technische und organisatorische Maßnahmen
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen Toolyte personenbezogene Daten schützt.
Stand: 26. Juli 2026
Zugangskontrolle
- individuelle administrative Konten,
- Mehr-Faktor-Authentifizierung für AWS- und administrative Zugänge,
- sichere Passwortverwaltung über Amazon Cognito,
- E-Mail-Verifizierung,
- sichere Passwort-Reset-Verfahren,
- keine gemeinsam genutzten Administratorkonten.
Zugriffskontrolle
- rollenbasiertes Berechtigungssystem,
- organisationsbezogene Rollen,
- Berechtigungen auf Schema- und Funktionsebene,
- Least-Privilege-Prinzip,
- regelmäßige Überprüfung administrativer Berechtigungen,
- zeitlich begrenzte Supportfreigaben.
Mandantentrennung
- logische Zuordnung aller Kundendaten zu einer Organisation,
- organisationsbezogene Zugriffskontrollen,
- Berechtigungsprüfung bei API-Aufrufen,
- keine reguläre Einsicht in fremde Organisationen.
Übertragungssicherheit
- TLS-verschlüsselte Kommunikation,
- verschlüsselte API-Kommunikation,
- sichere Weiterleitung an Unterauftragsverarbeiter,
- keine Übermittlung von Passwörtern oder Tokens in Protokollen.
Speichersicherheit
- Verschlüsselung gespeicherter Daten,
- verschlüsselte RDS-Backups,
- verschlüsselte S3-Objekte,
- verschlüsselte DynamoDB-Daten,
- AWS Secrets Manager zur Verwaltung technischer Geheimnisse,
- vollständige Aktivierung von S3 Block Public Access.
Protokollierung
- CloudWatch-Protokolle mit festgelegten Aufbewahrungsfristen,
- gewöhnliche Logs 30 Tage,
- Sicherheitslogs bis zu 90 Tage,
- Debug-Logs maximal sieben Tage,
- keine vollständigen Request- oder Response-Bodies in Standardlogs,
- keine Authentifizierungsdaten, Passwörter oder Tokens in Logs.
Audit-Protokollierung
- kryptografische Verkettung von Audit-Einträgen,
- Kennzeichnung KI-ausgelöster Änderungen,
- Zuordnung zum auslösenden Benutzer,
- keine Änderung oder Löschung durch Organisationsadministratoren,
- Löschung bei Organisationslöschung.
Verfügbarkeit
- Nutzung hochverfügbarer AWS-Dienste,
- automatisierte RDS-Backups,
- DynamoDB Point-in-Time-Recovery,
- S3-Versionierung,
- technische Überwachung,
- Fehler- und Performanceanalyse,
- Wiederherstellungsverfahren.
Backup-Fristen
- RDS-Sicherungen: 14 Tage,
- S3: nicht aktuelle Versionen maximal 30 Tage,
- DynamoDB: 14 Tage, soweit konfigurierbar,
- keine unbegrenzt gespeicherten manuellen Snapshots,
- keine Replikation von Kundendaten in Drittländer.
Löschung
- unbestätigte Registrierungen nach sieben Tagen,
- nicht angenommene Einladungen nach 30 Tagen,
- entfernte Benutzerprofile grundsätzlich nach 30 Tagen,
- Testorganisationen 30 Tage nach Ablauf der Testphase,
- Produktivdaten bei Organisationslöschung,
- Sicherungsdaten innerhalb von längstens 30 Tagen.
Support
- Supportzugriff standardmäßig deaktiviert,
- Freigabe innerhalb der App,
- maximale Laufzeit 24 Stunden,
- jederzeit widerrufbar,
- automatische Beendigung,
- Protokollierung von Freigabe, Zugriff und Widerruf,
- Beschränkung auf die betroffene Organisation.
KI-Sicherheit
- Verarbeitung innerhalb des Berechtigungskontexts,
- keine eigenen KI-Berechtigungen,
- keine Embeddings oder Vektordatenbank,
- keine Trainingsnutzung,
- Kennzeichnung KI-ausgelöster Änderungen,
- Bestätigung von Schemaänderungen,
- kein autonomes Löschen oder Versenden.
Analyse- und Fehlerdienste
- PostHog nur nach Einwilligung,
- getrennte Projekte für Website und App,
- pseudonyme Benutzerkennung,
- keine Übermittlung von Name oder E-Mail-Adresse,
- Maskierung von Eingaben und sichtbaren Kundeninhalten,
- keine Netzwerk-Payloads,
- Sentry ohne Session Replay,
sendDefaultPii: false,- Filterung sensibler Ereignisdaten.
Überprüfung
- regelmäßige Prüfung von Berechtigungen,
- regelmäßige Prüfung von Log- und Backup-Fristen,
- Prüfung der Unterauftragsverarbeiter,
- Aktualisierung der TOM bei technischen Änderungen,
- dokumentierte Bearbeitung von Sicherheitsvorfällen.