Eine Bürosoftware, die sich deinem Betrieb anpasst, nicht umgekehrt.
Von der Einrichtung per Sprache bis zur mobilen App: Alles, was Toolyte kann, verständlich erklärt. Kein Fachchinesisch, keine Menüwüsten.
Zwei Funktionen im Detail: Rechnungswesen · E-Mail im Vorgang
Erzähl von deinem Betrieb.
Fertig ist dein System.
Statt Formulare auszufüllen, sprichst du einfach, so wie du es einem neuen Mitarbeiter erklären würdest. Toolyte hört zu, versteht deine Abläufe und baut daraus in unter zwei Minuten eine einsatzbereite Software.
- Kein Einrichten, keine Schulung, kein Berater
- Vorschläge kannst du vor dem Übernehmen anpassen
- Funktioniert für jede Branche, vom Handwerk bis zur Praxis
Wir sind ein Planungsbüro und arbeiten mit Projekten, Kunden und Aufträgen.
- Projekte6 Felder
- Kunden5 Felder
- Aufträge8 Felder
Deine Felder. Deine Regeln.
Jederzeit änderbar.
Kein starres Datenmodell. Du legst fest, welche Datensätze es gibt und welche Felder sie haben, und passt das jederzeit an, wenn sich dein Betrieb verändert. Neue Felder, neue Auswahllisten, neue Pflichtangaben: in Sekunden erledigt.
- Felder vom Typ Text, Zahl, Datum, Auswahl und mehr
- Datensätze verknüpfen, z. B. Auftrag gehört zu Kunde
- Änderungen wirken sofort, ohne Migration, ohne Ausfall
Bereich · Projekte
Live anpassbar- ProjektnameText
- AuftragssummeZahl
- StatusAuswahl
- Feld hinzufügen
Nicht nur einrichten.
Auch arbeiten per Sprache.
Toolyte ist von Grund auf sprachgesteuert. Neue Datensätze anlegen, Werte ändern, etwas nachschlagen. Du sprichst, Toolyte trägt ein. Ideal unterwegs, beim Kunden oder wenn die Hände voll sind.
- Anlegen, ändern und suchen, alles per Zuruf
- Toolyte fragt nach, wenn etwas fehlt
- Tippen geht natürlich weiterhin, ganz wie du willst
Leg einen neuen Auftrag für Familie Berg an, Fassade streichen, 4.200 €.
- Kunde
- Familie Berg
- Leistung
- Fassade streichen
- Summe
- 4.200,00 €
Post landet am Vorgang,
nicht nur im Posteingang.
Dein Postfach wird per IMAP angebunden, kein Weiterleiten und keine neue Adresse. Jede Nachricht landet am passenden Datensatz, und du siehst, warum. Wie weit die KI dabei gehen darf, stellst du je Postfach ein — bis hin zu ganz aus. Antworten kannst du diktieren.
- Bestehende Postfächer per IMAP, keine neue Adresse
- Zuordnung nur bei eindeutigem Treffer, mit Begründung
- Antworten per Sprache, gesendet wird nur von dir
Posteingang
Alle Postfächer- UngelesenHolzbau DemoRückfrage zu A-2041Guten Tag, kurze Frage zum Angebot: können wir…Angebot A-2041Fr
- Ungelesenm.mueller@mueller-demo.deAnfrage TerrassendachSehr geehrte Damen und Herren, wir planen ein…Vorschlag: Anfrage anlegenFr
- Ungelesennewsletter@baustoffhandel.deNeue Preise ab SeptemberSehr geehrter Kunde, zum 1. September passen wir…Rundschreiben · nicht zugeordnetFr
Angebot, Rechnung, Mahnung —
alles an einem Vorgang.
Aus dem Angebot wird die Rechnung, aus der Rechnung die Mahnung: immer derselbe Datensatz, immer dieselben Zahlen. Die Nummer vergibt der Server, die Abschläge verrechnet er, und vor dem Stellen prüft Toolyte den Beleg gegen § 14 UStG und EN 16931.
- Angebot, Abschlag, Teil- und Schlussrechnung, Gutschrift und Storno
- E-Rechnung als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung 3.0.2, vor dem Stellen geprüft
- Offene Posten, Zahlungserinnerung und zwei Mahnstufen
Auftrag Dachstuhl
ZUGFeRD-PDF- Angebot AN-2026-01412.000,00 €Angenommen
- Abschlag 1 · 30 %3.600,00 €Bezahlt
- Abschlag 24.000,00 €Bezahlt
- Schlussrechnung4.400,00 €Offen
- Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig
- Gültig nach EN 16931
Wer hat was wann geändert?
Immer nachvollziehbar.
Jede Änderung wird lückenlos protokolliert: wer, was, wann. Du siehst nicht nur, dass sich etwas geändert hat, sondern auch den alten und den neuen Wert im direkten Vergleich. Für Vertrauen im Team und Sicherheit bei Prüfungen.
- Erstellt, geändert, gelöscht, farblich unterschieden
- Feld-für-Feld-Vergleich: alter Wert → neuer Wert
- Auch Aktionen der Sprach-KI sind protokolliert
Aktivitätsprotokoll
Lückenlos- Markus Bergmann angelegtLena Vogt · 02.07 · 17:40
- Bereich „Autos“ geändertJonas Weber · 01.07 · 11:23
- Dachsanierung gelöschtTom Krüger · 29.06 · 16:12
Zusammen arbeiten, jeder sieht genau das Richtige
Lade dein Team ein und steuere über Rechterollen ganz genau, wer was darf. Vom Vollzugriff für Chefs bis zum reinen Lesezugriff für Aushilfen.
Mehrere Benutzer
Einladen per E-Mail, in Sekunden dabei
- Jonas WeberAdministrator
- Lena VogtMitarbeiter
- Sara BehrensEinladung offenAusstehend
Rechterollen
Berechtigungen pro Rolle festlegen
- Administrator1 Mitglied
Voller Zugriff auf alles
- Mitarbeiter2 Mitglieder
Zugewiesene Module & eigene Datensätze
- Nur Lesen1 Mitglied
Einsehen, aber nicht bearbeiten
Aus deinen Daten wird
ein fertiges Dokument.
Vorlagen bestimmen Layout und Felder für Berichte und PDF-Exporte. Ein Klick, und aus einem Datensatz wird ein sauberes Angebot, ein Datenblatt oder ein Bericht, im Design deines Betriebs, druckfertig.
- Felder per Platzhalter einsetzen, „Kunde → Name“
- Layout kompakt oder ausführlich, ganz nach Bedarf
- Sauberer PDF-Export mit einem Klick
Termine und Erinnerungen,
direkt an deinen Daten.
Der Kalender hängt nicht in der Luft, sondern an deinen Datensätzen. Ein Termin gehört zu einem Auftrag, eine Erinnerung zu einem Kunden. So siehst du auf einen Blick, was ansteht, und wozu es gehört.
- Termine mit Datensätzen verknüpft
- Erinnerungen, damit nichts liegen bleibt
- Auch per Sprache: „Trag mir Freitag 9 Uhr Aufmaß ein“
Juli 2026
- 09:00Aufmaß Familie Berg
- 14:30Übergabe Dachsanierung
Lass dich an das erinnern,
was dir wirklich wichtig ist.
HU, Wartung, Vertragsende, Nachfassen: Toolyte erkennt die Datumsfelder in deinen Bereichen und schlägt dir passende Erinnerungen selbst vor. Du entscheidest nur noch: übernehmen, anpassen oder verwerfen. Und wenn dir etwas fehlt, legst du es in zwei Klicks selbst an.
- Vorschläge in Klartext: „14 Tage vor HU erinnern“
- Fristen vor einem Termin oder Intervalle danach
- Nichts läuft ungefragt, du bestätigst jede Regel
- Fällige Aufgaben stehen morgens ganz oben in „Heute“
Erinnerungen
KI-VorschlägeErinnere 14 Tage vor dem HU-Termin
Erinnere alle 3 Monate nach der letzten Backup-Prüfung
Erinnere mich vier Wochen vor Vertragsende.
Alles vom Handy.
Nicht nur ein bisschen.
Toolyte ist voll responsive. Jede Funktion, die du am Rechner hast, funktioniert genauso am Smartphone. Datensätze anlegen, Bereiche ändern, Team verwalten, per Sprache diktieren. Unterwegs, beim Kunden oder im Büro.
- Voller Funktionsumfang, keine abgespeckte App
- Sprachaufnahme direkt vom Handy
- Ohne Installation, läuft direkt im Browser
- Fassade Berg4.200 € · offen
- Dach Krüger8.900 € · läuft
- Bad Sanierung Otto2.750 € · Angebot
- Fenster Haus Lang5.400 € · läuft
- Heizung Wagner3.100 € · offen
Neuer Kunde Familie Berg, Telefon 0221 …
Hilfe, die weiß, wo du gerade bist.
Der Hilfebereich öffnet sich seitlich und zeigt dir direkt die passenden Hilfeartikel zur aktuellen Seite. Auf der Kundenliste findest du zum Beispiel Hilfe zum Anlegen und Filtern. In den Rollen findest du direkt die Hilfeartikel zur Rechtevergabe. Kein Suchen, kein Durchklicken.
- Kontextbezogen. Die Hilfe kennt Seite, Modul und Datensatz, auf dem du gerade bist.
- Sie bringt dich hin. Fast jeder Artikel endet mit einem Knopf, der genau die Stelle öffnet, um die es geht.
- Fragen in eigenen Worten. Getippt oder gesprochen, in ganzen Sätzen.
- Fragezeichen an der Stelle. Kleine Fragezeichen an erklärungsbedürftigen Funktionen in der Anwendung springen sofort in den passenden Artikel.
Die Artikel nennen die Modulnamen deines Betriebs, nicht erfundene Beispiele. Und wer nicht weiterkommt, kann direkt per WhatsApp einen echten Menschen erreichen.
Was Toolyte sonst noch mitbringt
Datenschutz, Sicherheit und Flexibilität sind bei Toolyte keine Extras, sondern von Anfang an eingebaut.
DSGVO-konforme KI
Die KI läuft über Noirdoc in Deutschland und der EU. Deine Daten wandern nicht in US-Clouds. AVV inklusive.
Automatische Maskierung
Personenbezogene Daten werden vor der KI-Verarbeitung unkenntlich gemacht, automatisch, im Hintergrund.
Module frei anlegen
Neue Datenkategorien jederzeit selbst erstellen und per Rolle freigeben, ganz ohne Entwickler.
Hosting in DE & EU
Transparente Datenresidenz. Du weißt jederzeit, wo deine Daten liegen, nämlich im europäischen Rechtsraum.
Verschwiegenheit
Für Berufe mit besonderer Schweigepflicht bieten wir eine Verpflichtung nach §203 StGB auf Anfrage.
Suchen & Filtern
Finde jeden Datensatz in Sekunden, über alle Module hinweg, per Suche oder per Sprache.
Sei von Anfang an dabei
Erstelle in wenigen Minuten deinen Zugang und richte deine Bürosoftware per Sprache ein. Kein Einrichten, kein IT-Aufwand.
14 Tage kostenlos testen · keine Kreditkarte nötig