Nutzungsbedingungen für autorisierte Benutzer

Organisationsbezogene Nutzung

1. Das Benutzerkonto darf nur im Rahmen der jeweiligen beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit verwendet werden.

2. Die private Nutzung ist nicht gestattet, sofern die Organisation sie nicht ausdrücklich erlaubt.

3. Die Organisation kann insbesondere:

• Rollen und Berechtigungen festlegen,
• Zugriffe beschränken,
• Benutzer deaktivieren oder entfernen,
• Änderungen über Audit-Protokolle nachvollziehen.

4. Der Benutzer hat keinen Anspruch auf bestimmte Rollen oder Berechtigungen.

Benutzerkonto

1. Jeder Benutzer muss ein persönliches Benutzerkonto verwenden.

2. Zugangsdaten dürfen nicht:

• weitergegeben,
• gemeinsam genutzt,
• veröffentlicht,
• ungeschützt gespeichert

werden.

3. Der Benutzer muss Toolyte und die Organisation unverzüglich informieren, wenn:

• Zugangsdaten bekannt geworden sind,
• ein unberechtigter Zugriff vermutet wird,
• ein Gerät mit aktiver Sitzung verloren wurde,
• eine Sicherheitslücke festgestellt wird.

4. Der Benutzer darf nicht versuchen, auf Daten oder Funktionen zuzugreifen, für die er keine Berechtigung besitzt.

Zulässige Nutzung

Toolyte darf nur:

• im Rahmen der Aufgaben der Organisation,
• entsprechend den vergebenen Berechtigungen,
• im Einklang mit geltendem Recht,
• unter Beachtung von Rechten Dritter

genutzt werden.

Verbotene Nutzung

Untersagt sind insbesondere:

• rechtswidrige Inhalte,
• Schadsoftware,
• Angriffe auf Systeme,
• Umgehung von Berechtigungen,
• automatisierte Abfragen außerhalb freigegebener Funktionen,
• unbefugte Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen,
• Verletzung von Urheber-, Marken- oder Persönlichkeitsrechten,
• Nutzung fremder Benutzerkonten,
• heimliche Sprachaufnahmen,
• Nutzung der KI für verbotene personenbezogene Entscheidungen.

Besondere personenbezogene Daten

Ohne ausdrückliche Freigabe der Organisation und vorherige Vereinbarung mit Toolyte dürfen insbesondere nicht verarbeitet werden:

• Gesundheitsdaten,
• biometrische Daten zur Identifizierung,
• politische, religiöse oder weltanschauliche Angaben,
• Gewerkschaftszugehörigkeit,
• Angaben zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung,
• strafrechtliche Daten,
• Sozialdaten,
• besonders schutzbedürftige Daten Minderjähriger.

KI-Funktionen

1. Toolyte verwendet KI, um Benutzer bei der Erstellung und Bearbeitung von Daten zu unterstützen.

2. KI-Ergebnisse können falsch, unvollständig oder ungeeignet sein.

3. Der Benutzer muss KI-Ergebnisse prüfen, bevor er sie:

• geschäftlich verwendet,
• weitergibt,
• veröffentlicht,
• zur Grundlage einer Entscheidung macht.

4. KI-Funktionen können nach ihrer Auslösung Datensätze automatisch anlegen oder ändern.

5. Änderungen von Schemas müssen bestätigt werden.

6. KI-Änderungen werden protokolliert und dem auslösenden Benutzer zugeordnet.

7. Eine automatische Rückgängig-Funktion steht nicht zwingend zur Verfügung.

8. Die KI darf nicht für Entscheidungen verwendet werden über:

• Einstellung oder Kündigung,
• Beschäftigtenleistung,
• Kreditwürdigkeit,
• Versicherung,
• medizinische Behandlung,
• sonstige rechtlich oder persönlich erhebliche Angelegenheiten.

Sprachaufnahmen

1. Vor Beginn einer Aufnahme muss sichergestellt sein, dass die Aufnahme rechtmäßig ist.

2. Alle aufgenommenen Personen müssen angemessen informiert werden.

3. Erforderliche Einwilligungen oder sonstige Erlaubnisse müssen vorliegen.

4. Heimliche oder unbefugte Aufnahmen sind untersagt.

5. Der sichtbare Aufnahmeindikator ersetzt nicht die Information anderer Gesprächsteilnehmer.

Dateien und Inhalte

Der Benutzer darf nur Dateien und Inhalte hochladen, wenn:

• er hierzu berechtigt ist,
• keine Rechte Dritter verletzt werden,
• die Verarbeitung für die Organisation zulässig ist,
• keine Schadsoftware enthalten ist.

Audit-Protokollierung

1. Änderungen innerhalb von Toolyte werden protokolliert.

2. Das Audit-Protokoll kann enthalten:

• Benutzerkennung,
• Zeitpunkt,
• Rollen,
• betroffene Datensätze,
• vorherige und neue Werte,
• Kennzeichnung als KI-Änderung.

3. Audit-Einträge können durch Benutzer und Administratoren nicht verändert oder einzeln gelöscht werden.

4. Auch gelöschte Datensatzinhalte können bis zur Löschung der Organisation im Audit-Protokoll nachvollziehbar bleiben.

Supportzugriff

Ein Benutzer mit entsprechender Administratorberechtigung kann Toolyte für einen konkreten Supportfall einen zeitlich begrenzten Zugriff gewähren. Der Zugriff wird protokolliert und automatisch beendet.

Sperrung und Beendigung

1. Toolyte oder die jeweilige Organisation können einen Benutzerzugang sperren oder beenden, wenn:

• die Berechtigung endet,
• ein Sicherheitsrisiko besteht,
• diese Nutzungsregeln verletzt werden,
• eine rechtswidrige Nutzung erfolgt.

2. Bei Gefahr im Verzug kann eine sofortige Sperrung erfolgen.

3. Ein Anspruch des Benutzers auf Fortbestand seines Zugangs besteht nicht unabhängig vom Vertrag der Organisation.

Datenschutz

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten enthält die Datenschutzerklärung von Toolyte.

Soweit die jeweilige Organisation für die innerhalb von Toolyte gespeicherten Daten verantwortlich ist, sind Datenschutzanfragen grundsätzlich an diese Organisation zu richten.

Die Zustimmung zu diesen Nutzungsregeln ist keine Einwilligung in optionale Produktanalyse oder Fehlerdiagnose. Diese Einwilligungen werden gesondert abgefragt.

Meldungen

Sicherheitsvorfälle, rechtswidrige Inhalte oder Missbrauch können gemeldet werden an:

hello@toolyte.com

Änderungen

Wesentliche Änderungen dieser Nutzungsregeln werden dem Benutzer vor ihrem Wirksamwerden angezeigt. Soweit eine erneute Zustimmung erforderlich ist, kann die weitere Nutzung bis zur Zustimmung eingeschränkt werden.