Deine Post gehört zum Vorgang, nicht nur ins Postfach.
Toolyte holt die E-Mails aus deinem bestehenden Postfach und hängt jede an den Datensatz, um den es geht. Ohne Verschieben, ohne Nachtragen, ohne neues Postfach.
14 Tage kostenlos testen · keine Kreditkarte nötig
Guten Morgen, wie sieht es mit dem Termin für den Dachstuhl aus? Ihr wolltet euch melden.
Der Kunde fragt nach dem Stand. Drei Leute fangen an zu suchen.
Die Anfrage kam an info@. Das Angebot hat der Kollege aus seinem Outlook geschickt. Die Rückfrage liegt bei der Buchhaltung. Und der Kunde wartet in der Leitung, während bei euch gesucht wird.
Meistens findet ihr die Mail. Manchmal erst, wenn der Auftrag schon wackelt.
Mit Toolyte öffnest du den Vorgang. Da liegt alles, in der Reihenfolge, in der es kam.
Wie ist der Stand beim Dachstuhl? Das Angebot kam doch von euch, ihr wolltet euch melden.
- AW: Angebot Dachstuhl — Termin?Demo Holzbau an info@: Wie sieht es mit dem Termin aus? Ihr wolltet euch melden …Mi
- Rückfrage ZahlungszielBuchhaltung an Demo Holzbau: Können wir Ihnen 14 Tage netto anbieten? Gerne kurze …Do
- Angebot A-2041 DachstuhlSander, aus Outlook gesendet: Anbei das Angebot wie besprochen, gültig bis …05.03.
- Anfrage Dachstuhl NeubauDemo Holzbau an info@: Wir planen einen Neubau in Holzbauweise und bräuchten …02.03.
Verbinden, zuordnen, freigeben.
Was eindeutig ist, macht Toolyte selbst. Was nicht eindeutig ist, bleibt bei dir. Nach diesem Prinzip arbeitet die ganze Funktion.
- Schritt 1
Postfach verbinden
Du hinterlegst dein bestehendes Postfach über IMAP und SMTP. Beim Speichern prüft Toolyte die Zugangsdaten gegen beide Protokolle, du erfährst sofort, ob es passt. Mehrere Postfächer gehen auch, etwa info@ und buchhaltung@.
Wer welches Postfach sieht, gibst du je Postfach frei.
- Schritt 2
Post landet am Vorgang
Toolyte ruft dein Postfach nach Zeitplan ab, Eingang und Gesendet-Ordner. Passt eine Absenderadresse genau zu einem Datensatz, wird verknüpft. Ohne KI, nach einer festen Regel.
Nur bei exakt einem Treffer. Sonst bleibt die Mail unverknüpft in der Liste, und du ordnest selbst zu.
- Schritt 3
Aus Anfragen werden Vorgänge
Bei einer Mail, aus der etwas werden soll, klickst du auf „Auswerten lassen“. Die KI schlägt vor, was entstehen könnte: ein Formular je Vorschlag, Felder ausgefüllt, vorhandene Werte daneben, Pflichtfelder markiert.
Kein Blind-Auswerten: Die KI läuft nur auf deine Anforderung. Der Vorschlag ist eine Vorschau, erst dein Klick legt an. Verwerfen geht jederzeit.
Aus einer Anfrage kann ein Vorgang werden. Muss aber nicht.
Passt eine Nachricht zu keinem Datensatz, lässt du sie auswerten. Die KI zeigt dir, was daraus entstehen könnte: ein Formular je Vorschlag, die Felder ausgefüllt, vorhandene Werte daneben, Pflichtfelder markiert.
- Du siehst die Vorschau, bevor irgendetwas existiert
- Jedes Feld ist korrigierbar, jeden Datensatz kannst du abwählen
- Bestehende Datensätze werden verknüpft, nie verändert
Angelegt wird erst, wenn du es freigibst.
Kostenlos testen- Betreff
- Dachstuhl Neubau, Angebot?
- Eingang
- 14.03., 09:14
- Gewünschter Termin
- KW 18
- Quelle
- E-Mail an info@
- Firma
- Demo Holzbau GmbH
- Ansprechpartner
- Martin Berger
- m.berger@holzbau-demo.de
„Schreibe Max Müller, dass der Termin steht.“
Das Fenster geht sofort auf, der Text kommt nach. Du liest, änderst, schickst. Diktiert wird der Auftrag, nicht die Kontrolle abgegeben.
- Das Fenster geht sofort auf, der Text kommt nachDu wartest nicht auf die KI, sondern siehst schon den Empfänger und kannst mitlesen, während formuliert wird.
- Die Anrede wird abgeschaut, nicht konstruiertWer seit Monaten geduzt wird, wird weiter geduzt. Toolyte liest den bisherigen Schriftverkehr, statt eine Höflichkeitsform zu erfinden.
- Auch ohne hinterlegten KontaktDer Text entsteht trotzdem, nur die Adresse trägst du selbst ein.
Schreibe Max Müller, dass der Termin am Dienstag steht.
Hallo Max,der Termin am Dienstag steht. Wir sind um 7:30 auf der Baustelle.Viele Grüße
Geduzt, weil eure letzten zwanzig Mails geduzt waren.
Anbinden, lesen, schreiben — was die Funktion wirklich kann
Postfächer anbinden
Du schreibst und empfängst über dein bestehendes Konto. Keine fremde Adresse, kein zweites Postfach.
Büro, Rechnungen, persönlich — jedes läuft für sich weiter.
Entweder für ausgewählte Personen oder für alle im Betrieb, was dann auch für künftige Kolleginnen gilt.
Zugangsdaten liegen in einem separaten Secrets-Speicher, verwendet nur zum Abrufen und Versenden.
Ein pausiertes Postfach ruft nichts mehr ab, die abgelegten Nachrichten bleiben erhalten und lesbar.
Toolyte prüft die Zugangsdaten getrennt gegen IMAP und SMTP. Du erfährst gleich, ob Abruf und Versand funktionieren.
Du siehst, wann zuletzt abgerufen wurde und ob es einen Verbindungsfehler gab. Auf Wunsch holst du neue Post sofort, ohne auf den Zeitplan zu warten.
Lesen
„Alle Postfächer“ zeigt die gemeinsame Liste, ein farbiger Punkt je Zeile sagt, woher eine Nachricht kommt.
Frage und Antworten stehen als ein Verlauf zusammen, auch wenn zwischendurch jemand aus seinem eigenen Programm geantwortet hat.
Darum steht die Antwort des Kollegen aus Outlook im Verlauf, ohne dass jemand sie nachträgt.
Eingang, „Nicht verknüpft“, Gesendet und je Modul die zugeordneten Nachrichten. Gesucht wird über Absender, Betreff und den Titel des verknüpften Datensatzes.
Ein geteiltes Postfach wird gemeinsam abgearbeitet. Nachrichten im Verlauf gelten als gelesen, sobald sie beim Scrollen kurz im Bild standen.
Auch an mehrere Personen verteilbar. Jede Nachricht hat außerdem eine eigene Adresse, kopierbar und teilbar, am Telefon wie am Rechner.
Allein das Öffnen verrät dem Absender sonst, dass gelesen wurde.
Schreiben
Du arbeitest weiter, schlägst nach, wechselst den Datensatz. Der Text bleibt stehen.
Bei mehreren Postfächern direkt im Kopf des Fensters, auch mitten im Schreiben.
Die Kopie-Zeile füllt sich von selbst, das eigene Postfach bleibt draußen. Antworten und Weiterleiten kommen mit „AW:“/„WG:“, Empfängern und Zitat vorbelegt.
Vom Gerät oder aus einem verknüpften Datensatz, samt dort erzeugter Dokumente, durchsuchbar. Beim Weiterleiten hängen die Originalanhänge von Anfang an dran.
Du blätterst durch alle Anhänge, ohne etwas herunterzuladen. Das Zitat der Ursprungsnachricht bleibt formatiert und ist ein- und ausklappbar.
Du verknüpfst die Mail schon beim Schreiben mit Kunde, Angebot oder Auftrag, statt sie später zu suchen.
Die Nachricht landet auch im „Gesendet“-Ordner deines gewohnten Programms.
Wo deine Post liegt und wer sie lesen kann
Kurz genug zum Weiterleiten, konkret genug für den, der bei euch haftet. Auch das Unangenehme steht hier, weil du es wissen musst, bevor du ein Postfach verbindest.
Was Toolyte liest
- Das verbundene Postfach, vollständigDer Abruf liest alle Nachrichten des Postfachs, das du verbindest. Das steht hier so, weil es so ist.
- Zur KI geht nur, was du hinschickstDie automatische Zuordnung braucht keine KI, sie vergleicht Adressen. Ausgewertet wird eine Mail erst, wenn du sie auswerten lässt.
- Ferngeladene Bilder sind entschärftEin Zählpixel des Absenders feuert erst, wenn du die Bilder freigibst. Bis dahin erfährt niemand, dass du die Mail geöffnet hast.
Wo Zugang und Daten liegen
- Zugangsdaten im AWS Secrets ManagerVerschlüsselt, nicht in der Datenbank der Anwendung. Verwendet nur zum Abrufen und Versenden.
- KI in der EU Data Zone (Microsoft Azure)Alle KI-Aufrufe laufen über einen Gateway innerhalb der EU Data Zone. Kein Training auf Kundendaten.
- Postfächer je Rolle freigegebenWer welches Postfach sieht, steuern Rollen. Ein Postfach zu verwalten heißt nicht, darin mitzulesen.
Die Grenzen, damit du sie nicht selbst herausfinden musst
Keine Entwürfe
Beim Navigieren bleibt das Fenster offen. Ein Neuladen des Tabs verwirft den Text.
Anhänge bis 20 MB je Nachricht
Größeres schickst du wie bisher über einen Link auf die Datei.
Keine automatischen Antworten
Toolyte formuliert nur, was du diktiert hast. Gesendet wird nichts ohne dich.
Was vor dem Verbinden meistens gefragt wird
Nein. Du verbindest dein bestehendes Postfach über IMAP und SMTP. Toolyte versendet über deinen Mailserver, beim Empfänger steht deine gewohnte Adresse, gesendete Mails liegen in deinem eigenen Gesendet-Ordner. Ein Ein-Klick-Login mit Google oder Microsoft 365 gibt es heute nicht, angebunden wird mit Postfachadresse und Passwort.
Sie bleiben in der Liste stehen, ohne Verknüpfung. Du ordnest sie selbst zu oder lässt aus der Anfrage einen neuen Vorgang vorschlagen. Bei mehreren möglichen Treffern entscheidet Toolyte bewusst nicht.
Nur wenn du das Postfach für seine Rolle freigibst. Zugriff wird je Postfach vergeben, und ein Postfach zu verwalten heißt nicht, darin mitzulesen.
Nein. Der Abruf holt die Post, die Zuordnung läuft nach einer festen Adressregel ohne KI. Ausgewertet wird eine Mail nur, wenn du sie auswerten lässt.
Nur wenn du sie diktierst. „Schreibe Max Müller, dass der Termin steht“ öffnet das Fenster und formuliert den Text, den du vor dem Senden liest und änderst. Von selbst schreibt Toolyte nie: keine automatischen Antworten, keine Signaturen. PDF-Anhänge werden nicht ausgelesen.
Über dem Text steht, was zugeordnet wurde und warum: die Absenderadresse passt genau zu einem Datensatz. Passt sie zu mehreren oder zu keinem, ordnet Toolyte nichts zu.
Nein. Das Schreibfenster bleibt beim Navigieren offen, ein Neuladen des Tabs verwirft den Text aber. Anhänge sind auf 20 MB je Nachricht begrenzt.
Nein. Nachrichten werden verknüpft, nicht in Felder eingetragen. Neue Datensätze entstehen erst, wenn du den Vorschlag freigibst.
Deine Post liegt weiterhin in deinem eigenen Postfach, auch die über Toolyte gesendete. Toolyte ist eine zweite Ansicht darauf, kein neues Postfach.
Die nächste Anfrage landet am Vorgang.
Postfach verbinden, den ersten Vorschlag ansehen, entscheiden. Alles andere bleibt, wie es ist: dein Postfach, deine Adresse, dein Mailserver.
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