Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung. Ohne Zweitprogramm.
Angebot schreiben, Abschlag stellen, Schlussrechnung verrechnen, Mahnung schicken. Alles in Toolyte, alles am Kunden und am Auftrag. Als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung, vor dem Versand geprüft.
14 Tage kostenlos testen · keine Kreditkarte nötig
- Abschlag 1
- −3.600,00 €
- Abschlag 2
- −4.000,00 €
- Offen
- 4.400,00 €
- Format
- ZUGFeRD-PDF
- Netto / Brutto
- 10.084,03 € / 12.000,00 €
- Fällig
- 17.09.2026
- Prüfsumme
- SHA-256 · 7f3a…c1
Die Rechnung ist fertig. Und dann fängt die Arbeit an.
Das Angebot liegt in Word, die Rechnung in Excel, die Nummer steht auf einem Zettel. Beim Abschlag rechnest du im Kopf, was schon gestellt ist. Der Kunde will eine XRechnung, und du weißt nicht, ob deine PDF das ist. Drei Wochen später fragst du dich, wer noch nicht bezahlt hat.
Toolyte hängt jeden Beleg an den Datensatz, an dem er entstanden ist. Die Nummer vergibt der Server, die Summen rechnet der Server, die Prüfung macht der Server. Du entscheidest nur, was gestellt wird.
Vier Schritte, ein Datensatz
Vom Angebot bis zur erfassten Zahlung bleibt alles an einem Vorgang — ohne Export, ohne Zweitprogramm, ohne Zettel.
- 1
Angebot schreiben
Positionen eintragen oder diktieren, Rabatt je Position, Einheiten frei. Angebot senden, Kunde nimmt an oder lehnt ab. Beides steht im Verlauf.
- 2
Rechnung daraus machen
Aus einem Angebot entstehen beliebig viele Rechnungen: die volle Rechnung, ein Abschlag nach Betrag oder Prozent, eine Teilrechnung mit ausgewählten Positionen und Teilmengen, am Ende die Schlussrechnung. Die zieht alle Abschläge einzeln ab.
- 3
Prüfen und stellen
Vor dem Stellen prüft Toolyte den Beleg nach §14 UStG und EN 16931. Fehler blockieren, Hinweise nicht. Erst ohne Fehler erscheint der Knopf „Rechnung erstellen“. Er vergibt die Nummer, schreibt den Beleg fest und erzeugt ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML.
- 4
Senden, Zahlung erfassen, fertig
Per E-Mail direkt aus Toolyte oder als Download. Zahlung eintragen, Skonto abziehen, offener Betrag sinkt. Bleibt sie aus, steht die Mahnung bereit.
Jeder Beleg, den ein Auftrag braucht
Sieben Belegarten, jede mit eigenem Nummernkreis, eigenem Status und eigenem Verlauf.
- AN-
Angebot
Positionen, Gültigkeit, Annahme oder Ablehnung im Verlauf
- RE-
Rechnung
Vollrechnung direkt oder aus dem Angebot
- RE-
Abschlagsrechnung
Nach Betrag oder Prozent vom Angebot
- RE-
Teilrechnung
Ausgewählte Positionen, auch Teilmengen
- RE-
Schlussrechnung
Verrechnet alle Abschläge, einzeln aufgelistet
- GS-
Gutschrift
Eigenständiger Beleg mit positiven Positionen, Auszahlung auf die IBAN des Empfängers
- ST-
Storno
Spiegelt die Rechnung komplett, Original wird als „Storniert“ markiert
Dazu Eingangsrechnungen für die Belege, die du bekommst.
Abschläge, die sich selbst verrechnen
Ein Angebot über 12.000 €. Nach dem ersten Bauabschnitt ein Abschlag über 30 Prozent, nach dem zweiten ein Abschlag über 4.000 €. Die Schlussrechnung listet beide Abschläge einzeln auf und zieht sie ab. Was offen bleibt, rechnet der Server. Nicht du.
Festgeschrieben heißt festgeschrieben
Ein gestellter Beleg lässt sich nicht mehr ändern. Nummer, Datum, Kunde und Positionen sind gesperrt, und zwar serverseitig, nicht nur im Bildschirm. Wer im Kopf auf „Bearbeiten“ klickt, bekommt erklärt, warum das nicht geht, und den Weg zum Storno.
Dachstuhl Neubau · angenommen am 12.05.2026
- Abschlag 1 · 30 %3.600,00 €RE-2026-0031
- Abschlag 2 · Betrag4.000,00 €RE-2026-0038
- Gesamt
- 12.000,00 €
- Abschlag 1
- −3.600,00 €
- Abschlag 2
- −4.000,00 €
- Offen
- 4.400,00 €
ZUGFeRD und XRechnung, vor dem Versand geprüft
Beim Stellen wählst du das Format. ZUGFeRD ist eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML, für alle, die eine lesbare Rechnung wollen. XRechnung 3.0.2 ist reines XML für Behörden und Konzerne, die es verlangen. Beide Formate werden in der Auslieferung automatisch gegen KoSIT und Mustang validiert.
ZUGFeRD-PDF
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931
- Für alle, die eine lesbare Rechnung wollen
- In der Auslieferung gegen KoSIT und Mustang validiert
XRechnung-XML
- XRechnung 3.0.2, reines XML
- Für Behörden und Konzerne, die es verlangen
- Nur hier wird die Leitweg-ID gebraucht
Vorabprüfung
Vor dem Stellen läuft eine Prüfung nach §14 UStG und EN 16931. Fehler blockieren den Knopf, Hinweise nicht. Die Prüfung ist je Zielformat unterschiedlich streng: Die Leitweg-ID braucht nur die XRechnung.
Steuerregime
Regelbesteuerung, Kleinunternehmer nach §19 UStG und Reverse Charge. Der Steuersatz hängt am Artikel, die Summen (Netto, USt. je Satz, Brutto) rechnet immer der Server.
Layout
Festes Rechnungslayout nach DIN 5008 mit deinem Logo, deinen Farben und deinen Texten.
- Leitweg-ID fehltFür die XRechnung ist sie Pflicht. Sie liegt am Empfänger und lässt sich am Beleg überschreiben.
- Steuersatz an Position 3 fehltDer Steuersatz hängt am Artikel. Ohne ihn rechnet der Server keine Summen nach §14 UStG.
- Kein Zahlungsziel angegebenHinweis, kein Fehler. Der Beleg lässt sich trotzdem stellen.
Zwei Fehler offen. Erst dann geht der Knopf.
Positionen wie auf dem Aufmaßblatt
Die Positionstabelle ist ein eigener Feldtyp mit Editor. Einheiten frei wählbar, Rabatt je Position, Positionsmarkierung für Eventual-, Alternativ- und Bedarfspositionen.
Aufmaß
Länge mal Breite mal Anzahl als Formel direkt in der Position. Die Menge rechnet sich selbst.
Preiskalkulation
Einkaufspreis, Zuschläge, Verkaufspreis. Der kalkulierte Einzelpreis steht auf dem Beleg, die Kalkulation dahinter verlässt nie den Server. Der Kunde sieht sie nicht, auch nicht im XML.
Nachkalkulation
Eine Karte am Beleg zeigt, was geplant war und was es geworden ist.
| Position | Menge | Einheit | Einzel |
|---|---|---|---|
| DachlattungRabatt 5 % | 12,5 × 2,4 × 390,00 | m² | 18,40 € |
| KonterlattungEventualposition | 12,5 × 337,50 | m | 4,90 € |
| Montage DachstuhlStundenlohn | 8 × 432,00 | Std | 68,00 € |
Nachkalkulation
am Beleg RE-2026-0043- Geplant
- 10.084,03 €
- Geworden
- 10.612,50 €
Wer hat bezahlt, wer nicht, wer bekommt Post
Zahlungen
Jede Zahlung wird erfasst, nie überschrieben. Korrekturen kommen als eigener Eintrag dazu. Skonto als Feld „davon Skonto“, offener Betrag und Zahlungsliste am Beleg.
- 10.06.2026 · Überweisung
- 3.600,00 €
- 21.07.2026 · Überweisung
- 3.960,00 €
- davon Skonto
- 40,00 €
- Offener Betrag
- 4.400,00 €
Drei Mahnstufen
Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung. Jede mit eigener Nummer (MA-), eigener Gebühr, anpassbarem Text, PDF und Versand. Das Signal „Mahnung fällig“ erscheint am Beleg, wenn es soweit ist.
- Zahlungserinnerungohne GebührMA-2026-0011
- Erste MahnungGebühr 5,00 €MA-2026-0012
- Zweite MahnungGebühr 10,00 €MA-2026-0013
Offene Posten
Die Belegliste filtert nach Offen, Überfällig und Bezahlt. Ein Blick, und du weißt, wo das Geld steht.
- RE-2026-00434.400,00 €Demo Holzbau GmbHOffen
- RE-2026-00391.284,50 €Müller Haustechnik GmbHÜberfällig
- RE-2026-00384.000,00 €Demo Holzbau GmbHBezahlt
Der Beleg hängt am Datensatz. Für immer.
Versand
„Per E-Mail senden“ öffnet den normalen E-Mail-Verfasser von Toolyte, Beleg als Anhang, Adressen von Kunde und Firma vorbelegt, Vorlage je Belegart mit Platzhaltern. Die Mail wird mit allen beteiligten Datensätzen verknüpft. Am Beleg steht danach „Versendet am … an …“. Versendet wird über dein eigenes Postfach, nicht über ein Konto von Toolyte: Beim Kunden steht deine Absenderadresse, und die Mail liegt in deinem Gesendet-Ordner.
Ablage
Jede Ausgabe wird versioniert und unveränderlich abgelegt, mit SHA-256-Prüfsumme. Gestellte Belege zeigen auf der Detailseite genau die Datei, die rausgegangen ist. Entwürfe zeigen eine Live-Vorschau. Vollbild und Download mit einem Klick.
Verlauf
Gestellt, versendet, Angebot angenommen, Zahlung erfasst, gemahnt. Alles im Audit-Trail, mit Zeit und Person.
Verlauf
- Gestellt · RE-2026-004303.09.2026, 08:41 · Sander
- Versendet an buchhaltung@holzbau-demo.de03.09.2026, 08:43 · Sander
- Angebot AN-2026-014 angenommen12.05.2026, 16:02 · Kunde
- Zahlung erfasst · 3.960,00 €21.07.2026, 09:15 · Büro
- Zahlungserinnerung MA-2026-001118.09.2026, 07:00 · System
Privat, gewerblich oder beides
Empfänger
Beim Einrichten fragt Toolyte, ob du an Privatpersonen, Unternehmen oder beide stellst, und legt Kontakt- und Firmenschema passend an oder verbindet bestehende. Jeder Beleg hat zwei Empfängerfelder. Sind beide gefüllt, geht er an die Firma, der Kontaktname steht darunter im Adressblock. Die Leitweg-ID liegt am Empfänger und lässt sich am Beleg überschreiben.
Nummernkreise
Lückenlos, je Belegart eigener Kreis. Muster und Startwert stellst du ein, jährlicher Reset optional, die nächste Nummer siehst du live in der Vorschau.
Bestehendes nachrüsten
Wer schon Kunden in Toolyte hat, klickt „Aktualisieren“. Fehlende Felder, Rollen und Flags kommen dazu, nichts wird überschrieben.
An wen stellst du Rechnungen?
Nummernkreis · Rechnung
- Muster
- RE-{JJJJ}-{0000}
- Startwert
- 1
- Reset
- jährlich
Was reinkommt, liest die KI
Rechnung hochladen, PDF oder E-Rechnung. Die KI liest sie und füllt die leeren Felder: Aussteller, Nummer, Datum, Beträge. Bei einer E-Rechnung zeigt eine eigene Karte den strukturierten Inhalt aus dem XML.
Die KI schaut auch ins Postfach
Kommt eine Rechnung per Mail, erkennt die KI sie im Anhang und schlägt vor, sie als Eingangsrechnung zu erfassen. Du siehst den Vorschlag an der Mail, prüfst die gelesenen Werte und übernimmst ihn oder lehnst ihn ab. Erfasst wird nichts ohne deinen Klick.
Rechnung 4471-2026 · holzgrosshandel-4471.pdf
- Aussteller
- Holzgroßhandel Nord KG
- Nummer
- 4471-2026
- Datum
- 28.08.2026
- Netto / Brutto
- 1.037,82 € / 1.235,00 €
Schreib eine Rechnung an Müller über die Wartung vom Dienstag
Rechnungen per Sprache anlegen, Positionen diktieren, Listen filtern. Toolyte legt den Entwurf an, du prüfst und stellst. Gestellt wird nie automatisch.
Schreib eine Rechnung an Müller über die Wartung vom Dienstag
- Empfänger
- Müller Haustechnik GmbH
- Leistung
- Wartung, 01.09.2026
- Position 1
- 3,5 Std · 68,00 €
- Brutto
- 283,22 €
Entwurf. Die Nummer kommt erst beim Stellen.
Was das Finanzamt will, ist eingebaut
- Gestellte Belege sind unveränderlich, serverseitig erzwungen. Änderungen nur per Storno und neuem Beleg.
- Lückenlose Nummernkreise, vergeben beim Stellen, nie vorher.
- Jede Ausgabe versioniert, mit SHA-256, am Datensatz abgelegt.
- Zahlungen append-only, Korrekturen als eigener Eintrag.
- Audit-Trail für jeden Schritt.
- Rechte je Schema: Wer Angebote schreibt, darf nicht automatisch Rechnungen stellen.
- Hilfe-Artikel zu jedem Bereich direkt in der Anwendung.
Was Toolyte nicht macht
- Nur Euro. Andere Währungen sind vorbereitet, aber nicht aktiv.
- Kein Import alter Angebote oder Rechnungen aus anderen Programmen. Neue Belege entstehen in Toolyte.
- Skonto wird beim Erfassen der Zahlung eingetragen, die Frist prüft Toolyte nicht automatisch.
- Eingangsrechnungen werden gelesen und abgelegt, nicht freigegeben oder bezahlt.
- Keine Buchhaltung: kein Kontenrahmen, keine DATEV-Übergabe.
Rechnungen mit Toolyte, kurz erklärt
Ja, beliebig viele. Vollrechnung, Abschlag nach Betrag oder Prozent, Teilrechnung mit ausgewählten Positionen und Teilmengen, zum Schluss die Schlussrechnung. Die verrechnet alle Abschläge einzeln.
Ja. ZUGFeRD ist eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931. Sie erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung und bleibt trotzdem für Menschen lesbar. Für Behörden brauchst du meist XRechnung, die Toolyte ebenfalls erzeugt.
Die Vorabprüfung zeigt den Fehler vor dem Stellen. Der Knopf „Rechnung erstellen“ erscheint erst, wenn keine Fehler mehr da sind. Hinweise blockieren nicht.
Nein. Gestellte Belege sind festgeschrieben, auch auf dem Server. Du stornierst die Rechnung, das Original wird als „Storniert“ markiert, und stellst eine neue.
Ja. Kleinunternehmer nach §19 UStG ist ein eigenes Steuerregime, dazu Regelbesteuerung und Reverse Charge.
Per E-Mail direkt aus Toolyte, mit vorbelegten Adressen und einer Vorlage je Belegart. Oder als Download. Der Versandvermerk steht danach am Beleg.
Drei Stufen: Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung. Jede mit eigener Nummer, Gebühr, Text und PDF. Toolyte zeigt am Beleg, wenn eine Mahnung fällig ist.
Nein. „Aktualisieren“ ergänzt fehlende Felder und Rollen an deinen bestehenden Kontakten und Firmen, ohne etwas zu überschreiben.
Ja. Du sagst, an wen und wofür, Toolyte legt den Entwurf an und nimmt Positionen per Diktat auf. Gestellt wird nur auf Klick.
Ja. Die KI prüft die Mails im angebundenen Postfach, erkennt eine Rechnung im Anhang und schlägt vor, sie als Eingangsrechnung zu erfassen. Übernehmen oder ablehnen entscheidest du.
Am Datensatz, versioniert und unveränderlich, mit SHA-256-Prüfsumme. Auf Servern in Deutschland.
Die nächste Rechnung schreibst du in Toolyte.
Angebot, Abschlag, Schlussrechnung, Mahnung. Als E-Rechnung, geprüft, am Datensatz.
14 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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