Konditorei-Software, die aus einer Sprachnachricht entsteht
Bestellungen, Produktion, Lager, Einkauf, Team und Finanzen. Eine Konditorin hat 67 Sekunden beschrieben, was sie braucht. Toolyte hat daraus 15 Module mit 121 Feldern und vier Erinnerungen angelegt. Ohne Vorlage, ohne Formular.
- 67 Sek.Aufnahme
- 15Module
- 121Felder
- 4Erinnerungen
- 2Dokumentvorlagen
- SachertorteIn Arbeit3 StückLena K.
- StreuselkuchenGeplant2 BlecheMarco S.
- Hochzeitstorte BergerGeplantVorarbeit für SamstagSonja B.
Erinnerung am Produktionstag, solange etwas Geplant oder In Arbeit ist.
67 Sekunden, einmal frei erzählt
Kein Fragebogen, keine Auswahl aus Branchenpaketen. Die Konditorin hat den Aufnahmeknopf gedrückt und ihren Betrieb beschrieben, so wie sie ihn einer neuen Mitarbeiterin erklären würde.
Ich habe eine eigene Konditorei und brauche eine Übersicht. Als erstes geht es um die Mitarbeiter. Ich möchte Arbeitszeiten, Schichten, Urlaub, Krankheit und Aufgaben verwalten können. Dann geht es um die Kunden. Ich möchte Kundendaten, Bestellungen, Wünsche und Notizen speichern. Bei der Bestellung möchte ich Torten und Kuchen erfassen und Abholungen, Lieferungen und Termine verwalten können. Dann brauche ich die Produktion. Ich möchte sehen, was heute gemacht werden muss, welche Mengen gebraucht werden und wer dafür zuständig ist. Beim Lager möchte ich sehen, welche Zutaten und Verpackungen vorhanden sind und was nachbestellt werden muss. Beim Einkauf möchte ich meine Einkaufsliste, Lieferanten und Bestellungen verwalten können. Dann brauche ich noch den Bereich Finanzen, also Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen und Umsatz. Außerdem möchte ich Aufgaben erstellen und meine Mitarbeiter zuweisen können. Und am Ende möchte ich eine einfache Übersicht haben, auf der ich sofort sehe, was heute ansteht.
Aus diesen 145 Wörtern hat Toolyte die Struktur unten angelegt. Jeder Satz der Aufnahme taucht als Modul wieder auf.
Ein Tag in der Konditorei, mit Toolyte im Hintergrund
So sieht ein Dienstag aus, wenn die 15 Module laufen. Jede Station zeigt, welches Modul greift und wann Toolyte sich von selbst meldet.
- 05:30
Backstube: der Tagesplan
Der Tag beginnt am Modul Produktion: drei Zeilen für Dienstag, jede mit Produkt, Menge, Status und zuständiger Person. Was gestern Geplant war, steht jetzt In Arbeit.
- Produktion
- Produkt
Felder im Einsatz
- Produktionsdatum
- Produkt und Menge
- Status: Geplant, In Arbeit, Fertig
- Zuständige Person
Erinnerung: Am Produktionstag, solange etwas Geplant oder In Arbeit ist.
- 08:00
Eine Hochzeitstorte wird bestellt
Im Laden entsteht eine Bestellung mit Positionen: Produkt, Menge, Preis und Ausführung, dazu besondere Wünsche und der Status Anfrage. Nach der Beratung wechselt er auf Bestätigt.
- Bestellung
- Position
- Kunde
Felder im Einsatz
- Bestellnummer und Bestelldatum
- Positionen mit Einzel- und Gesamtpreis
- Besondere Wünsche
- Zahlungsstatus und Zahlungsart
Dokumentvorlage: Bestellbestätigung, direkt aus der Bestellung erzeugt.
- 11:00
Abholungen und Lieferungen
Zwei Abholungen und eine Lieferung stehen an, jede als Termin mit Art, Uhrzeit, Adresse, Kunde und verknüpfter Bestellung.
- Termin
Felder im Einsatz
- Art: Abholung, Lieferung, Beratung
- Datum und Uhrzeit
- Adresse für Lieferungen
- Status: Geplant, Erledigt, Abgesagt
Erinnerung: Am Tag des Termins, solange er nicht erledigt oder abgesagt ist.
- 14:00
Lager zählen, Einkauf planen
Beim Marzipan ist der Mindestbestand unterschritten: Nachbestellung erforderlich. Der Einkauf fasst offene Artikel zu einer Lieferantenbestellung mit erwartetem Lieferdatum zusammen.
- Lagerartikel
- Einkauf
- Lieferant
Felder im Einsatz
- Aktueller Bestand und Mindestbestand
- Nachbestellmenge
- Lieferant je Artikel
- Erwartetes Lieferdatum
- 16:00
Schichten für morgen
Frühschicht und Tagschicht sind zugewiesen, die Arbeitszeiten von heute erfasst. Ein Urlaubsantrag steht auf Beantragt.
- Schicht
- Arbeitszeit
- Abwesenheit
Felder im Einsatz
- Schichtart mit Beginn und Ende
- Zugewiesene Personen
- Arbeitsstunden und Pausendauer
- Abwesenheitsstatus: Beantragt, Genehmigt
- 18:00
Kasse und Papierkram
Einnahmen und Ausgaben landen als Buchung mit Kategorie und Beleg. Für die Hochzeitstorte entsteht eine Rechnung mit Fälligkeitsdatum.
- Buchung
- Rechnung
Felder im Einsatz
- Art: Einnahme oder Ausgabe
- Kategorie und Beleg
- Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag
- Fälligkeitsdatum und Zahlungsdatum
Dokumentvorlage: Rechnung mit Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag.
Erinnerung: Am Fälligkeitsdatum, solange die Rechnung nicht bezahlt ist.
Den ganzen Tag · Aufgaben
„Tortenständer zurückholen“, „Lieferant wegen Kakao anrufen“, „Schaufenster neu dekorieren“. Aufgaben haben Priorität, Fälligkeit, zuständige Personen und optional einen Bezug zur Bestellung.
Erinnerung: 1 Tag vor Fälligkeit, solange die Aufgabe offen oder in Arbeit ist.
15 Module in fünf Bereichen
Die Reihenfolge entspricht der Aufnahme. Jedes Modul hat ein Datenblatt, Verknüpfungen zeigen auf andere Module.
Schicht
6 FelderFrüh-, Tag- und Spätschicht mit zugewiesenen Personen.
Arbeitszeit
8 FelderBeginn, Ende, Pause und Stunden je Person und Tag.
Abwesenheit
6 FelderUrlaub und Krankheit mit Status von Beantragt bis Genehmigt.
Aufgabe
8 FelderTitel, Priorität, Fälligkeit und zuständige Personen.
Verknüpfungen, die den Betrieb zusammenhalten
- Bestellung
- Position
- Produkt
- Termin
- Bestellung
- Kunde
- Einkauf
- Lagerartikel
- Lieferant
- Buchung
- Rechnung
- Bestellung
Insgesamt 15 Verknüpfungen zwischen den Modulen.
Vier Erinnerungen, die den Status mitlesen
Toolyte erkennt Datumsfelder und schlägt Erinnerungen mit Bedingung vor. Was fertig, bezahlt oder abgesagt ist, meldet sich nicht mehr.
- Modul · Aufgabe
1 Tag vor Fälligkeit
Erledigte und abgebrochene Aufgaben erinnern nicht mehr.
- Modul · Termin
Am Tag des Termins
Erledigte und abgesagte Termine melden sich nicht mehr.
- Modul · Produktion
Am Produktionstag
Meldet sich nicht mehr, sobald der Status auf Fertig oder Abgebrochen steht.
- Modul · Rechnung
Am Fälligkeitsdatum
Bezahlte und stornierte Rechnungen bleiben stumm.
Die Vorlaufzeit lässt sich pro Modul ändern. Wer die Hochzeitstorte lieber drei Tage vorher auf dem Schirm hat, trägt bei Produktion drei Tage ein.
Kein Betrieb ist wie der andere
Die Struktur oben ist ein Vorschlag aus einer Aufnahme. Jeder Betrieb beschreibt sich anders, also sieht das Ergebnis anders aus. Und alles bleibt änderbar.
Tortenmanufaktur ohne Ladengeschäft
Module streichenNur Auftragsarbeit: Der Fokus liegt auf Bestellungen, Terminen und Produktion. Lager und Einkauf bleiben schlank oder fliegen ganz raus.
Konditorei mit Café
Module ergänzenTische, Reservierungen und Tagesgebäck kommen dazu, als eigene Module, sobald sie in der Aufnahme vorkommen.
Backstube mit Lieferverkehr
Felder ergänzenLiefertouren und Fahrzeuge bekommen eigene Felder am Termin. Aus einzelnen Abholungen werden geplante Touren.
Familienbetrieb ohne Schichtplan
Schlanker startenWer keine Schichten braucht, streicht Schicht und Arbeitszeit. Die übrigen Module bleiben unberührt.
Umbenennen, Felder ergänzen, Module streichen, Erinnerungen justieren. Alles ohne technisches Wissen und ohne Migration.
Software für die Konditorei, kurz erklärt
Du beschreibst deinen Betrieb in einer Sprachnachricht: Kunden, Bestellungen, Produktion, Lager, Team, Finanzen. Toolyte legt daraus Module, Felder, Verknüpfungen und Erinnerungen an. Im Beispiel oben sind aus 67 Sekunden 15 Module mit 121 Feldern entstanden. Danach passt du die Struktur selbst an.
Wie läuft es in deiner Konditorei?
Nimm eine Sprachnachricht auf und erzähl, was bei dir anfällt: Torten, Kunden, Lieferungen, Team, Lager. In unter zwei Minuten steht deine erste Einrichtung, mit deinen Produkten, deinen Bestellungen und deinen Erinnerungen.